Az összköltség megmutatja, mennyit költött a vállalkozás. Azt nem mutatja meg, hol. Miért. Ki döntött róla. Mely bevételt támogatta.
Ezért kell költséghely-rendszer.
Nem vállalati bürokrácia. Döntési térkép.
1. Ne számlatípusból induljon ki
A könyvelési főkönyv és a vezetői nézet nem ugyanazt a kérdést válaszolja meg.
A főkönyv jogcímet mutat. A költséghely működési felelősséget.
Példa:
- a szoftverköltség lehet értékesítési, működési vagy adminisztrációs költség;
- az utazás kapcsolódhat ügyfélprojekthez vagy belső működéshez;
- egy alvállalkozói számla lehet közvetlen projektköltség vagy általános kapacitáspótlás.
A kérdés: mely üzleti terület használta fel az erőforrást?
2. Kezdjen 5–8 költséghellyel
Túl sok költséghely kezelhetetlenné válik. Túl kevés nem ad döntési képet.
Egy szolgáltató kisvállalkozás induló struktúrája lehet:
- értékesítés és marketing;
- ügyfélkiszolgálás vagy projektek;
- szakmai teljesítés;
- adminisztráció és pénzügy;
- informatika és rendszerek;
- vezetés;
- fejlesztés;
- egyedi stratégiai projekt.
A struktúra a működést kövesse. Ne egy tankönyvet.
3. Minden költséghelynek legyen felelőse
Felelős nélkül nincs kontroll.
A felelős feladata:
- keret tervezése;
- nagy kiadások jóváhagyása;
- számlák helyes besorolása;
- havi eltérés magyarázata;
- korrekciós akció indítása.
Az felelős nem feltétlenül könyvelő. Az felelős az, aki a költség üzleti szükségességét érti.
4. Használjon egyszerű kódolási szabályt
Minden költség kapjon legalább három dimenziót:
- költségtípus;
- költséghely;
- projekt vagy ügyfél, ha közvetlenül hozzárendelhető.
Példa:
Szoftver / Értékesítés / CRM-bevezetés.
Ez már használható vezetői adat. A puszta „szoftver-előfizetés” nem az.
5. Válassza szét a közvetlen és közvetett költséget
A közvetlen költség egy szolgáltatáshoz, projekthez vagy ügyfélhez rendelhető.
A közvetett költség a teljes működést támogatja.
A különválasztás nélkül nem számolható megbízható fedezet.
Közvetlen lehet:
- alvállalkozó;
- projektlicenc;
- speciális utazás;
- anyag vagy külső szolgáltatás;
- dedikált munkaóra.
Közvetett lehet:
- iroda;
- általános adminisztráció;
- központi rendszer;
- vezetési költség;
- általános marketing.
6. Tervezzen keretet, ne csak tényt
A tényadat önmagában késői.
Minden költséghelyhez kell:
- havi vagy negyedéves keret;
- aktuális tény;
- várható teljes időszaki költség;
- eltérés;
- magyarázat;
- intézkedés.
Az előrejelzés oszlop fontosabb lehet, mint a tény. Megmutatja, hol várható túlfutás, még mielőtt megtörténik.
7. Állítson be jóváhagyási határt
Ne minden kiadást ugyanaz a vezető hagyjon jóvá.
Egyszerű jóváhagyási rend:
- kis, kereten belüli tétel: költséghely-felelős;
- nagyobb vagy nem tervezett tétel: funkcionális vezető;
- kereten kívüli vagy hosszú távú kötelezettség: ügyvezetői jóváhagyás;
- beruházás: külön megtérülési számítás.
A konkrét összeghatárokat a vállalkozás mérete határozza meg. A szabályt előre rögzítse.
8. Havi eltérésvizsgálat
A havi megbeszélés ne számlalistát elemezzen.
Csak a lényeges eltéréseket:
- terv feletti költség;
- gyorsuló trend;
- ismétlődő nem tervezett kiadás;
- kihasználatlan előfizetés;
- projekt, amely több erőforrást fogyaszt a vártnál;
- költség, amelyhez nem kapcsolódik mérhető üzleti cél.
Minden eltéréshez döntés kell:
- megtartani;
- csökkenteni;
- újratárgyalni;
- áthelyezni;
- megszüntetni;
- beépíteni az árba.
9. A minimum irányítópult
Egy használható költséghely-összefoglaló öt oszlopból áll:
- költséghely;
- havi terv;
- havi tény;
- éves előrejelzés;
- eltérés és intézkedés.
Ne terhelje túl grafikonokkal. A cél nem a prezentáció. A cél a döntés.
10. Minőségi szabály
A rendszer akkor működik, ha a költségek legalább 95%-a egyértelműen besorolható, és a lényeges eltéréseknek van felelőse.
Ha sok tétel kerül „egyéb” kategóriába, a struktúra hibás.
Ha sok tételhez nincs felelős, a felelősségi rend hibás.
A pénz nem egyszerűen elfolyik. Döntések mentén mozog. A költséghely-rendszer ezeket a döntéseket teszi láthatóvá.
A cikk általános vezetői keretrendszert mutat be. A konkrét költséghelyeket és jóváhagyási limiteket a vállalkozás szervezetéhez kell igazítani.