A lejárt számla nem egyszerűen késő pénz. A vállalkozás finanszírozza az ügyfelet.
Közben bért fizet. Szállítót fizet. Adót fizet. Kapacitást tart fenn.
Ezért a kintlévőség-kezelés nem alkalmi telefonálás. Ellenőrzési folyamat.
Tizennégy nap. Rögzített lépések. Egy felelős. Dokumentált állapot.
1. A folyamat a számla kiállítása előtt indul
A behajtás minőségét már a szerződés és a számlázás meghatározza.
Ellenőrizze:
- a partner pontos jogi nevét;
- a számlázási címet és adószámot;
- a jóváhagyó személyt;
- a beszerzési vagy megrendelési azonosítót;
- a teljesítésigazolás követelményét;
- a fizetési határidőt;
- a számla fogadási csatornáját;
- a vitakezelési kapcsolattartót.
Ha a törzsadat hibás, a fizetés már induláskor késik.
2. A számla kapjon négy állapotot
A „nyitott” állapot túl tág.
Használjon pontosabb állapotokat:
- Kiállítva: a számla elkészült és elküldésre került.
- Visszaigazolva: a partner átvette, és nincs technikai akadály.
- Esedékes: a fizetési határidő közeledik.
- Lejárt: a pénz nem érkezett meg.
Lejárt állapotban további okkód kell:
- adminisztrációs hiba;
- vitatott teljesítés;
- likviditási nehézség;
- jóváhagyásra vár;
- kapcsolattartó nem elérhető;
- ismeretlen ok.
Az okkód határozza meg a következő lépést.
3. D−3 nap: megelőző emlékeztető
Három nappal az esedékesség előtt küldjön rövid, tárgyszerű emlékeztetőt.
Tartalma:
- számlaszám;
- összeg;
- esedékesség;
- fizetési adatok;
- kapcsolat technikai kérdés esetére.
Ne legyen fenyegető. Ne legyen hosszú.
A cél: technikai hiba még lejárat előtt derüljön ki.
4. D+1 nap: állapotellenőrzés
Az első lejárt napon ne feltételezzen rosszhiszeműséget.
Ellenőrizze:
- megérkezett-e a számla;
- elfogadták-e a teljesítést;
- van-e hiányzó dokumentum;
- mikorra ütemezték a fizetést;
- ki a tényleges döntéshozó.
Rögzítse a partner válaszát. Dátummal. Névvel. Ígért fizetési nappal.
A „hamarosan utalunk” nem használható adat.
5. D+3 nap: fizetési ígéret ellenőrzése
Ha a partner konkrét fizetési ígéretet adott, azt külön kezelje.
Mezők:
- ígért összeg;
- ígért dátum;
- ígéretet adó személy;
- feltétel vagy megjegyzés;
- visszaellenőrzés időpontja.
A fizetési ígéret teljesülési aránya fontos teljesítménymutató.
Ha az ügyfél rendszeresen nem tartja az ígéretet, a következő megrendelés feltételeit módosítani kell.
6. D+7 nap: felelős intézkedés
Egy hét késés után a tétel már nem maradhat általános pénzügyi listán.
Kapjon üzleti felelőst.
A felelős lehet:
- értékesítő;
- projektvezető;
- ügyfélkapcsolati vezető;
- ügyvezető, ha az összeg vagy a kapcsolat jelentős.
A pénzügy adja az adatot. Az üzleti felelős kezeli a kapcsolatot.
A kettő együtt működik.
7. D+10 nap: fizetési akadály azonosítása
Ekkor már egyértelmű választ kell kapni.
Három alaphelyzet létezik:
- Adminisztratív akadály: javítható dokumentum, hiányzó azonosító, belső jóváhagyás.
- Vita: az ügyfél a teljesítést, mennyiséget vagy feltételt kifogásolja.
- Fizetési képesség problémája: az ügyfél nem tud határidőben teljesíteni.
Ne kezelje ugyanazzal az üzenettel a három esetet.
Adminisztratív hiba esetén javítás kell. Vita esetén vitakezelési felelős kell. Likviditási nehézség esetén dokumentált vezetői döntés.
8. D+14 nap: vezetői döntési kapu
Két hét után a tétel vezetői döntést igényel.
Lehetséges döntések:
- rövid, írásos fizetési ütemezés;
- részfizetés és fennmaradó határidő;
- új munka felfüggesztése;
- előleg vagy rövidebb határidő előírása;
- hitelkeret csökkentése;
- szerződéses vagy jogi továbblépés szakértő bevonásával;
- értékvesztési kockázat jelzése.
A döntést ne rejtse e-mail-láncba. Kerüljön a követelés állapotába.
9. Korosítási sávrendszer
A vezetői összefoglaló négy kategóriát mutasson:
- 1–7 nap;
- 8–14 nap;
- 15–30 nap;
- 30 nap felett.
Mindegyikhez kell:
- összeg;
- ügyfélszám;
- öt legnagyobb tétel;
- felelős;
- következő intézkedés;
- ígért fizetési dátum.
Az korosítás nem dekoratív diagram. Prioritási lista.
10. Leállítási szabály
Előre rögzítse, mikor áll meg az új teljesítés.
Példák:
- egy meghatározott összeg feletti lejárt tartozás;
- két megszegett fizetési ígéret;
- 30 nap feletti késés;
- vitatott teljesítés megoldási terv nélkül;
- ismétlődő adminisztratív akadály.
A leállítási szabály nem büntetés. Kockázati limit.
11. Heti irányítópult
A heti kintlévőségi felülvizsgálat tartalmazza:
- összes nyitott követelés;
- lejárt összeg;
- lejárt arány;
- 30 nap feletti összeg;
- fizetési ígéret teljesülés;
- DSO trend, ha a rendszer megbízhatóan számolja;
- a tíz legkockázatosabb tétel;
- következő hét várható beérkezése.
Kapcsolja össze a 13 hetes pénzforgalmi előrejelzéssel. A bizonytalan tétel ne szerepeljen biztos pénzként.
12. Minimum működési szabály
A folyamat akkor működik, ha minden lejárt számlának van:
- oka;
- felelőse;
- következő lépése;
- határideje;
- dokumentált ügyfélígérete;
- intézkedési szintje.
Nincs gazdátlan követelés. Nincs dátum nélküli ígéret. Nincs végtelen türelem.
A kintlévőség-ellenőrzés nem agresszív behajtás. Következetes üzleti működés.
A konkrét felszólítási, szerződéses és jogi lépéseket a vállalkozás megállapodásaihoz és szakértői tanácshoz kell igazítani.