Die Gesamtkosten geben an, wie viel das Unternehmen ausgegeben hat. Es wird nicht angegeben, wo. Warum. Wer darüber entschieden hat. Welche Einnahmen damit gefördert wurden.
Deshalb braucht man ein Kostenstellensystem.
Keine Unternehmensbürokratie. Entscheidungsübersicht.
1. Gehen Sie nicht von der Kontoart aus
Das Hauptbuch und die Managementansicht beantworten nicht dieselbe Frage.
Das Hauptbuch zeigt den Buchungsgrund an. Die Kostenstelle zeigt die operative Verantwortung an.
Beispiel:
- Die Softwarekosten können als Vertriebs-, Betriebs- oder Verwaltungskosten ausgewiesen werden;
- Die Reise kann im Zusammenhang mit einem Kundenprojekt oder internen Abläufen stehen;
- Eine Rechnung eines Subunternehmers kann entweder eine direkte Projektkostenposition oder eine allgemeine Kapazitätsausgleichsposition sein.
Die Frage lautet: Welcher Geschäftsbereich hat die Ressource genutzt?
2. Beginnen Sie mit 5–8 Kostenstellen
Zu viele Kostenstellen lassen sich nicht mehr bewältigen. Zu wenige liefern kein Entscheidungsgrundlage.
Die Startstruktur eines kleinen Dienstleistungsunternehmens kann wie folgt aussehen:
- Vertrieb und Marketing;
- Kundenbetreuung oder Projekte;
- fachliche Erfüllung;
- Verwaltung und Finanzen;
- Informatik und Systeme;
- Führung;
- Entwicklung;
- ein individuelles strategisches Projekt.
Die Struktur sollte sich an der Funktionsweise orientieren. Nicht an einem Lehrbuch.
3. Für jeden Kostenstellenbereich soll es einen Verantwortlichen geben
Ohne Verantwortliche gibt es keine Kontrolle.
Aufgaben des Verantwortlichen:
- Entwurf eines Rahmens;
- Genehmigung hoher Ausgaben;
- korrekte Zuordnung der Rechnungen;
- Erläuterung der monatlichen Abweichung;
- Einleitung einer Korrekturmaßnahme.
Der Verantwortliche ist nicht unbedingt ein Buchhalter. Verantwortlich ist derjenige, der die geschäftliche Notwendigkeit der Ausgabe versteht.
4. Verwenden Sie eine einfache Kodierungsregel
Jede Kostenart sollte mindestens drei Dimensionen aufweisen:
- Kostenart;
- Kostenstelle;
- Projekt oder Kunde, sofern direkt zugeordnet werden kann.
Beispiel:
Software / Vertrieb / CRM-Einführung.
Das sind bereits verwertbare Kundendaten. Ein bloßes „Software-Abonnement” ist das nicht.
5. Unterscheiden Sie zwischen direkten und indirekten Kosten
Die direkten Kosten lassen sich einer Dienstleistung, einem Projekt oder einem Kunden zuordnen.
Die indirekten Kosten dienen der Finanzierung des gesamten Betriebs.
Ohne eine getrennte Verbuchung lässt sich keine zuverlässige Deckung ermitteln.
Es kann direkt sein:
- Subunternehmer;
- Projektlizenz;
- Sonderreise;
- Material oder externe Dienstleistung;
- eine spezielle Arbeitsstunde.
Es kann indirekt sein:
- Büro;
- allgemeine Verwaltung;
- Zentralsystem;
- Betriebskosten;
- Allgemeines Marketing.
6. Entwerfen Sie einen Rahmen, nicht nur Fakten
Die Tatsache an sich ist verspätet.
Für jeden Kostenstellenbereich ist Folgendes erforderlich:
- monatliches oder vierteljährliches Budget;
- aktuelle Tatsache;
- voraussichtliche Gesamtkosten für den gesamten Zeitraum;
- Abweichung;
- Erläuterung;
- Maßnahme.
Die Spalte „Prognose“ kann wichtiger sein als die tatsächlichen Zahlen. Sie zeigt, wo mit einer Überschreitung zu rechnen ist, noch bevor diese eintritt.
7. Legen Sie ein Genehmigungslimit fest
Nicht jede Ausgabe sollte von demselben Vorgesetzten genehmigt werden.
Einfaches Genehmigungsverfahren:
- kleiner Posten innerhalb eines Rahmens: Kostenstellenverantwortlicher;
- größerer oder nicht geplanter Posten: Funktionsleiter;
- Verpflichtung außerhalb des Rahmens oder langfristige Verpflichtung: Genehmigung durch die Geschäftsführung;
- Investition: separate Rentabilitätsberechnung.
Die konkreten Betragsgrenzen richten sich nach der Größe des Unternehmens. Legen Sie die Regel im Voraus fest.
8. Monatliche Abweichungsanalyse
Bei der monatlichen Besprechung sollte keine Rechnungsliste analysiert werden.
Nur die wesentlichen Unterschiede:
- Kostenüberschreitung;
- sich beschleunigender Trend;
- wiederkehrende, nicht geplante Ausgabe;
- nicht genutztes Abonnement;
- ein Projekt, das mehr Ressourcen verbraucht als erwartet;
- Kosten, mit denen kein messbares Geschäftsziel verbunden ist.
Jede Abweichung erfordert eine Entscheidung:
- beibehalten;
- verringern;
- neu verhandeln;
- verlegen;
- aufheben;
- in den Preis einkalkulieren.
9. Das Minimal-Bedienpult
Eine aussagekräftige Kostenstellenübersicht besteht aus fünf Spalten:
- Kostenstelle;
- Monatsplan;
- monatliche Tatsache;
- Jahresprognose;
- Abweichung und Maßnahme.
Überfrachten Sie die Präsentation nicht mit Diagrammen. Das Ziel ist nicht die Präsentation. Das Ziel ist die Entscheidung.
10. Qualitätsvorschrift
Das System funktioniert dann, wenn mindestens 95% der Kosten eindeutig zugeordnet werden können und für wesentliche Abweichungen ein Verantwortlicher feststeht.
Wenn viele Posten in die Kategorie „Sonstiges” fallen, ist die Struktur fehlerhaft.
Wenn für viele Posten kein Verantwortlicher feststeht, ist die Zuständigkeitsregelung fehlerhaft.
Das Geld fließt nicht einfach so dahin. Es orientiert sich an Entscheidungen. Das Kostenstellensystem macht diese Entscheidungen sichtbar.
Der Artikel stellt ein allgemeines Rahmenkonzept für das Management vor. Die konkreten Kostenstellen und Genehmigungsgrenzen müssen an die Organisationsstruktur des Unternehmens angepasst werden.