A havi zárás célja nem az, hogy elkészüljön egy fájl. A cél az, hogy a vezető időben kapjon megbízható döntési képet.
Ha a számok három héttel később érkeznek, történelmet magyaráznak. Nem működést irányítanak.
Ehhez kell egy rövid zárási folyamat. Öt munkanap. Rögzített sorrend. Egyértelmű felelősök.
0. nap: zárási határ
A zárás még a hónap vége előtt indul.
Rögzítse:
- meddig fogad be tárgyhavi számlát;
- mely teljesítéseket kell elhatárolni;
- ki adja át a bér- és munkaügyi változásokat;
- ki zárja a projektek teljesítési adatait;
- mely banki és pénztári dokumentum hiányozhat;
- mely nagy összegű tétel igényel külön ellenőrzést.
A zárási határ nem bürokrácia. Adatminőségi határ.
1. nap: dokumentumteljesség
Az első nap feladata nem a teljes elemzés. A hiányok azonosítása.
Készüljön kivétellista:
- hiányzó szállítói számla;
- nem párosított banki tétel;
- nem jóváhagyott költség;
- hiányzó teljesítésigazolás;
- nem lezárt pénztár;
- bizonytalan projektállapot;
- nem rögzített munkavállalói változás.
Minden hiány kapjon felelőst és határidőt. A „folyamatban” nem elég.
2. nap: egyeztetések
A második nap az egyeztetések napja.
Minimum ellenőrzési kör:
- bank és könyvelési nyilvántartás;
- vevő- és szállítóanalitika;
- pénztár;
- előlegek;
- hitelek és lízingek;
- béradatok;
- adószámlák és kötelezettségek;
- készlet vagy projektelszámolás, ha releváns.
Az egyeztetésnek legyen állapota:
- MEGFELELT;
- MEGFELELT MEGJEGYZÉSSEL;
- NEM MEGFELELT;
- ADATRA VÁR.
Így azonnal látszik, mely terület kész és melyik blokkolja a zárást.
3. nap: eredmény és eltérések
A harmadik nap már vezetői logikáról szól.
Ne csak a tényadatot mutassa. Mutassa az eltérést is.
Minimum nézet:
- árbevétel: tény, terv, előző hónap;
- bruttó fedezet vagy szolgáltatási fedezet;
- személyi jellegű költségek;
- fő működési költségcsoportok;
- üzemi eredmény;
- pénzhelyzet változás;
- lejárt követelések;
- nagy, egyszeri tételek.
Használjon lényegesség limitet. Ne magyarázzon minden apró eltérést.
Magyarázat csak akkor kell, ha az eltérés:
- meghalad egy rögzített összeget;
- meghalad egy rögzített százalékot;
- ismétlődő trendet jelez;
- likviditási vagy működési kockázatot okoz.
4. nap: vezetői felülvizsgálat
A negyedik nap célja a kérdések lezárása.
A vezetői felülvizsgálat ne általános beszélgetés legyen.
Öt kérdés:
- Mi tért el lényegesen?
- Mi okozta?
- Egyszeri vagy ismétlődő?
- Mekkora a következő hónapra áthúzódó hatás?
- Milyen döntés szükséges?
Minden nyitott kérdéshez tartozzon felelős. Határidő. Visszaellenőrzés.
Ha nincs döntés, a felülvizsgálat csak kommentár.
5. nap: vezetői összefoglaló és lezárás
Az ötödik napon a csomag lezárul.
A vezetői összefoglaló legyen rövid:
- egyoldalas vezetői összefoglaló;
- eredmény és terv–tény eltérés;
- pénzhelyzet és 13 hetes előrejelzés;
- kintlévőség és kötelezettség;
- fedezet vagy ügyfélprofitabilitás;
- öt fő kockázat;
- jóváhagyott intézkedési lista.
Ezután jön a lezárás. A zárt hónap számai csak dokumentált korrekcióval változhatnak.
Felelősségi mátrix: ki mit csinál?
A zárás gyakran azért csúszik, mert mindenki „részt vesz”, de senki sem felelős.
Használjon egyszerű felelősségi mátrixot:
- Végrehajtó: elvégzi a feladatot;
- Végső felelős: végső felelős;
- Bevont szakértő: adatot vagy szakmai választ ad;
- Tájékoztatott: megkapja az eredményt.
Minden zárási feladatnak egyetlen végső felelőse legyen. Nem kettő. Nem egy csoport.
Zárási irányítópult
A folyamatot egy rövid állapototábla irányítsa.
Oszlopok:
- feladat;
- felelős;
- határidő;
- állapot;
- blokkoló tényező;
- következő lépés.
Színkód helyett szöveges állapotot használjon. Így a rendszer exportálható, kereshető és akadálymentesebb.
Minőségi kapuk
A zárás csak akkor kész, ha:
- a kritikus egyeztetések MEGFELELT állapotúak;
- a hiányzó dokumentumok listája nulla vagy jóváhagyott kivétel;
- a nagy eltérések magyarázata elkészült;
- a vezetői csomag konzisztens;
- az intézkedési listának van felelőse és határideje;
- a hónap lezárása megtörtént.
A leggyakoribb hibák
- Minden hónapban más sorrend.
- Nincs zárási határ.
- A hiányokat e-mailben keresik, központi lista nélkül.
- A vezetői összefoglaló túl hosszú.
- Nincs lényegesség limit.
- A felülvizsgálat döntés nélkül zárul.
- A lezárt hónapot utólag csendben módosítják.
A gyors zárás nem kapkodás. Előre kialakított rendszer.
Öt nap. Rögzített ellenőrzési pontok. Döntésre kész számok.
A konkrét zárási lépéseket a vállalkozás számviteli folyamataihoz, rendszereihez és felelősségi köréhez kell igazítani.