Eine überfällige Rechnung ist nicht einfach nur ein Zahlungsverzug. Das Unternehmen finanziert den Kunden.
In der Zwischenzeit zahlt er Löhne. Er bezahlt Lieferanten. Er zahlt Steuern. Er hält Kapazitäten aufrecht.
Daher ist das Forderungsmanagement kein gelegentliches Telefonieren, sondern ein Kontrollprozess.
Vierzehn Tage. Festgelegte Schritte. Ein Verantwortlicher. Dokumentierter Zustand.
1. Der Prozess beginnt vor der Rechnungsstellung
Die Qualität des Inkassos wird bereits durch den Vertrag und die Rechnungsstellung bestimmt.
Bitte überprüfen Sie:
- die genaue rechtliche Bezeichnung des Partners;
- die Rechnungsadresse und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
- die genehmigende Person;
- die Beschaffungs- oder Bestellnummer;
- die Anforderung einer Leistungsbescheinigung;
- die Zahlungsfrist;
- den Empfangsweg der Rechnung;
- den Ansprechpartner für die Streitbeilegung.
Sind die Stammdaten fehlerhaft, verzögert sich die Zahlung bereits bei der Abreise.
2. Die Rechnung soll vier Status haben
Der Begriff „offen” ist zu weit gefasst.
Verwenden Sie präzisere Zustände:
- Ausgestellt: Die Rechnung wurde erstellt und versandt.
- Bestätigt: Der Partner hat die Lieferung entgegengenommen, und es liegen keine technischen Hindernisse vor.
- Fällig: Die Zahlungsfrist rückt näher.
- Abgelaufen: Das Geld ist nicht eingegangen.
Bei abgelaufenem Status ist ein weiterer Fehlercode erforderlich:
- Verwaltungsfehler;
- umstrittene Erfüllung;
- Liquiditätsengpass;
- wartet auf Genehmigung;
- Ansprechpartner nicht erreichbar;
- unbekannte Ursache.
Der Okkód bestimmt den nächsten Schritt.
3. D−3 Tage: Vorab-Erinnerung
Senden Sie drei Tage vor dem Fälligkeitstermin eine kurze, sachliche Erinnerung.
Inhalt:
- Kontonummer;
- Betrag;
- Fälligkeit;
- Zahlungsdaten;
- Kontakt für technische Fragen.
Es sollte nicht bedrohlich wirken. Es sollte nicht zu lang sein.
Das Ziel: Technische Fehler sollen noch vor Ablauf der Frist entdeckt werden.
4. Tag D+1: Zustandsüberprüfung
Gehen Sie am ersten Tag nach Ablauf der Frist nicht von böswilliger Absicht aus.
Bitte überprüfen Sie:
- ob die Rechnung eingegangen ist;
- ob die Leistung abgenommen wurde;
- ob ein Dokument fehlt;
- wann die Gehaltszahlung geplant ist;
- Wer ist der eigentliche Entscheidungsträger?.
Halten Sie die Antwort Ihres Partners fest. Mit Datum. Mit Namen. Mit dem versprochenen Zahlungstermin.
Die Angabe „Überweisung erfolgt in Kürze” ist keine zulässige Angabe.
5. Tag D+3: Überprüfung der Zahlungszusage
Wenn der Partner eine konkrete Zahlungszusage gemacht hat, behandeln Sie diese gesondert.
Felder:
- zugesagter Betrag;
- vereinbarter Termin;
- die Person, die ein Versprechen abgibt;
- Bedingung oder Anmerkung;
- Zeitpunkt der Nachprüfung.
Die Erfüllungsquote der Zahlungszusagen ist ein wichtiger Leistungsindikator.
Wenn der Kunde seine Zusagen regelmäßig nicht einhält, müssen die Bedingungen für den nächsten Auftrag angepasst werden.
6. Tag D+7: Verantwortungsbewusste Maßnahme
Nach einer Woche Verspätung darf der Posten nicht länger auf der allgemeinen Finanzliste verbleiben.
Ihnen wird ein Ansprechpartner zugewiesen.
Verantwortlich sein könnte:
- Verkäufer;
- Projektleiter;
- Leiter der Kundenbetreuung;
- Geschäftsführer, wenn es sich um einen erheblichen Betrag oder eine bedeutende Geschäftsbeziehung handelt.
Die Finanzabteilung liefert die Daten. Der Geschäftsleiter kümmert sich um die Beziehungen.
Beides funktioniert zusammen.
7. Tag D+10: Ermittlung von Zahlungshindernissen
Zu diesem Zeitpunkt muss man bereits eine eindeutige Antwort erhalten.
Es gibt drei Grundsituationen:
- Verwaltungshindernis: Dokument kann korrigiert werden, Identifikationsnummer fehlt, interne Genehmigung.
- Diskussion: Der Kunde beanstandet die Leistung, die Menge oder eine Bedingung.
- Probleme mit der Zahlungsfähigkeit: Der Kunde kann die Frist nicht einhalten.
Behandeln Sie die drei Fälle nicht mit derselben Nachricht.
Bei einem Verwaltungsfehler ist eine Korrektur erforderlich. Im Streitfall ist ein Streitbeilegungsbeauftragter einzuschalten. Bei Liquiditätsengpässen ist eine dokumentierte Entscheidung der Geschäftsleitung erforderlich.
8. Tag D+14: Entscheidungsschritt der Führungskräfte
Nach zwei Wochen muss die Projektleitung eine Entscheidung treffen.
Mögliche Entscheidungen:
- kurzer, schriftlicher Zahlungsplan;
- Teilzahlung und verbleibende Frist;
- Aussetzung der neuen Arbeit;
- die Festlegung einer Anzahlung oder einer kürzeren Frist;
- Kreditrahmenkürzung;
- vertragliche oder rechtliche Weiterverfolgung unter Hinzuziehung eines Sachverständigen;
- Hinweis auf das Risiko einer Wertminderung.
Die Entscheidung sollte nicht in einer E-Mail-Kette verborgen bleiben. Sie sollte in den Status „Forderung“ überführt werden.
9. Altersbandbreitensystem
Die Zusammenfassung für Führungskräfte sollte vier Kategorien enthalten:
- 1–7 Tage;
- 8–14 Tage;
- 15–30 Tage;
- Mehr als 30 Tage.
Für jedes davon wird benötigt:
- Betrag;
- Kundenanzahl;
- die fünf größten Posten;
- verantwortlich;
- nächster Schritt;
- zugesagter Zahlungstermin.
Die Einordnung nach Alter ist kein dekoratives Diagramm. Es handelt sich um eine Prioritätenliste.
10. Regel zum Anhalten
Legen Sie im Voraus fest, wann die neue Leistung endet.
Beispiele:
- eine überfällige Forderung, die einen bestimmten Betrag übersteigt;
- zwei nicht eingehaltene Zahlungsversprechen;
- Verzug von mehr als 30 Tagen;
- umstrittene Erfüllung ohne Lösungsplan;
- ein immer wiederkehrendes administratives Hindernis.
Die Sperrregel ist keine Strafe. Es handelt sich um ein Risikolimit.
11. Wöchentliches Dashboard
Die wöchentliche Überprüfung der Außenstände umfasst:
- alle offenen Forderungen;
- fälliger Betrag;
- Verfallssatz;
- Betrag über 30 Tage;
- Erfüllung der Zahlungszusage;
- DSO-Trend, sofern das System diesen zuverlässig berechnet;
- die zehn risikoreichsten Posten;
- voraussichtlicher Eingang in der kommenden Woche.
Verknüpfen Sie dies mit der 13-Wochen-Liquiditätsprognose. Ungewisse Posten sollten nicht als gesicherte Mittel ausgewiesen werden.
12. Mindestbetriebsregel
Der Prozess funktioniert, wenn für jede überfällige Rechnung Folgendes vorliegt:
- Grund;
- Verantwortlicher;
- nächster Schritt;
- Frist;
- dokumentiertes Kundenversprechen;
- Maßnahmenebene.
Es gibt keine herrenlosen Forderungen. Es gibt keine datumslosen Versprechen. Es gibt keine unendliche Geduld.
Die Überprüfung ausstehender Forderungen ist keine aggressive Eintreibung. Es handelt sich um eine konsequente Geschäftsführung.
Die konkreten Mahn-, vertraglichen und rechtlichen Schritte müssen an die Vereinbarungen des Unternehmens und an den Rat von Experten angepasst werden.