Der Zweck des Monatsabschlusses besteht nicht darin, eine Datei zu erstellen. Das Ziel ist es, dass die Führungskraft rechtzeitig ein zuverlässiges Entscheidungsbild erhält.
Wenn die Zahlen erst drei Wochen später vorliegen, dienen sie dazu, die Geschichte zu erklären. Sie dienen nicht der Steuerung des Betriebs.
Dazu ist ein kurzer Abschlussprozess erforderlich. Fünf Arbeitstage. Festgelegte Reihenfolge. Eindeutig festgelegte Verantwortliche.
Tag 0: Schlusskurs
Die Schließung beginnt noch vor Monatsende.
Bitte notieren Sie Folgendes:
- Bis wann werden Rechnungen des laufenden Monats angenommen;
- welche Leistungen abzugrenzen sind;
- wer die Änderungen in den Bereichen Löhne und Arbeitsrecht weiterleitet;
- wer die Daten zur Projektabwicklung abschließt;
- welche Bank- und Kassenbelege fehlen könnten;
- die eine gesonderte Prüfung erfordert, da es sich um einen hohen Betrag handelt.
Die Abschlussgrenze ist keine bürokratische Hürde. Es handelt sich um eine Grenze hinsichtlich der Datenqualität.
1. Tag: Vollständigkeit der Unterlagen
Die Aufgabe am ersten Tag besteht nicht in einer vollständigen Analyse, sondern darin, die Lücken zu identifizieren.
Erstellen Sie eine Ausnahmeliste:
- fehlende Lieferantenrechnung;
- nicht zugeordneter Bankposten;
- nicht genehmigte Kosten;
- fehlende Leistungsbescheinigung;
- nicht abgeschlossene Kasse;
- ungewisser Projektstatus;
- Nicht erfasste Personalveränderungen.
Für jeden Mangel muss ein Verantwortlicher und eine Frist festgelegt werden. „In Bearbeitung” reicht nicht aus.
2. Tag: Besprechungen
Der zweite Tag ist der Tag der Abstimmungen.
Mindestumfang der Prüfung:
- Bank- und Buchhaltungsunterlagen;
- Kunden- und Lieferantenanalyse;
- Kasse;
- Vorauszahlungen;
- Kredite und Leasingverträge;
- Lohndaten;
- Steuerrechnungen und Verbindlichkeiten;
- Bestands- oder Projektabrechnung, falls zutreffend.
Der Abgleich soll folgenden Status haben:
- BESTANDEN;
- BEWERTET MIT ANMERKUNG;
- NICHT BESTANDEN;
- WARTET AUF DATEN.
So sieht man sofort, welcher Bereich fertig ist und welcher den Abschluss verhindert.
3. Tag: Ergebnis und Abweichungen
Am dritten Tag geht es bereits um Führungslogik.
Zeigen Sie nicht nur die Fakten an. Zeigen Sie auch die Abweichung an.
Mindestansicht:
- Umsatz: Ist, Plan, Vormonat;
- Bruttodeckung oder Leistungsdeckung;
- Personalkosten;
- wichtigste Betriebskostengruppen;
- Betriebsergebnis;
- Veränderung der finanziellen Lage;
- überfällige Forderungen;
- große, einmalige Lieferungen.
Wenden Sie eine Wesentlichkeitsgrenze an. Erläutern Sie nicht jede noch so kleine Abweichung.
Eine Erklärung ist nur dann erforderlich, wenn die Abweichung:
- einen festgelegten Betrag übersteigt;
- einen festgelegten Prozentsatz übersteigt;
- deutet auf einen sich wiederholenden Trend hin;
- ein Liquiditäts- oder Betriebsrisiko verursacht.
4. Tag: Management-Überprüfung
Das Ziel des vierten Tages ist es, die Fragen abzuschließen.
Das Führungsgespräch sollte kein allgemeines Gespräch sein.
Fünf Fragen:
- Was hat sich wesentlich geändert?
- Was war die Ursache?
- Einmalig oder wiederkehrend?
- Wie stark sind die Auswirkungen, die sich auf den nächsten Monat auswirken?
- Welche Entscheidung ist erforderlich?
Für jede offene Frage sollte es einen Verantwortlichen geben. Frist. Nachprüfung.
Wenn keine Entscheidung getroffen wird, ist die Überprüfung lediglich ein Kommentar.
5. Tag: Zusammenfassung für Führungskräfte und Abschluss
Am fünften Tag wird das Paket verschlossen.
Die Zusammenfassung für Führungskräfte sollte kurz sein:
- einseitige Zusammenfassung für Führungskräfte;
- Ergebnis und Abweichung zwischen Plan und Ist;
- Finanzlage und 13-Wochen-Prognose;
- Forderungen und Verbindlichkeiten;
- Deckung oder Kundenrentabilität;
- fünf Hauptrisiken;
- Liste der genehmigten Maßnahmen.
Danach folgt der Abschluss. Die Zahlen des abgeschlossenen Monats können nur durch eine dokumentierte Korrektur geändert werden.
Verantwortungsmatrix: Wer macht was?
Der Abschluss verzögert sich oft, weil zwar jeder „mitmacht”, aber niemand die Verantwortung übernimmt.
Verwenden Sie eine einfache Zuständigkeitsmatrix:
- Vollstreckungsbeamter: erledigt die Aufgabe;
- Letztendlich verantwortlich: Endverantwortlicher;
- Beteiligte Sachverständige: Informationen oder eine fachliche Antwort gibt;
- Er hat mitgeteilt: erhält das Ergebnis.
Für jede Abschlussaufgabe sollte es einen einzigen Endverantwortlichen geben. Nicht zwei. Nicht eine Gruppe.
Schließsteuerpult
Der Prozess soll durch eine kurze Zustandstabelle gesteuert werden.
Spalten:
- Aufgabe;
- verantwortlich;
- Frist;
- Zustand;
- Hindernis;
- Nächster Schritt.
Verwenden Sie anstelle von Farbcodes Textbeschreibungen. Dadurch wird das System exportierbar, durchsuchbar und barrierefreier.
Hochwertige Tore
Der Abschluss ist erst dann abgeschlossen, wenn:
- Die kritischen Abstimmungen sind im Status „IN ORDNUNG“;
- Die Liste der fehlenden Dokumente enthält keine Einträge oder es liegt eine genehmigte Ausnahme vor;
- Die Erklärung für die großen Abweichungen liegt nun vor;
- Das Führungskräftepaket ist stimmig;
- Für die Maßnahmenliste gibt es einen Verantwortlichen und eine Frist;
- Der Monatsabschluss ist erfolgt.
Die häufigsten Fehler
- Jeden Monat eine andere Reihenfolge.
- Es gibt keine Schließungsfrist.
- Die Fehlbestände werden per E-Mail ermittelt, ohne dass eine zentrale Liste vorliegt.
- Die Zusammenfassung für Führungskräfte ist zu lang.
- Es gibt keine Wesentlichkeitsgrenze.
- Die Überprüfung wird ohne Entscheidung abgeschlossen.
- Der abgeschlossene Monat wird nachträglich stillschweigend angepasst.
Schnelles Schließen ist keine Hast. Ein vorgefertigtes System.
Fünf Tage. Festgelegte Kontrollpunkte. Zahlen, die eine Entscheidung ermöglichen.
Die konkreten Schritte zum Jahresabschluss müssen an die Buchhaltungsprozesse, Systeme und Zuständigkeiten des Unternehmens angepasst werden.