A pénzforgalmi probléma ritkán egyik napról a másikra jelenik meg. Előbb jelzést ad. Késő fizetés. Előrehozott beszerzés. Elmaradó számlázás. Megugró bér- vagy rendszerköltség.
A gond nem az, hogy nincs adat. A gond az, hogy az adat későn áll össze.
Erre ad választ a 13 hetes pénzforgalmi előrejelzés. Heti bontás. Rövid időtáv. Folyamatos frissítés.
1. Miért 13 hét?
Három hónap már elég hosszú ahhoz, hogy lássa a következő kritikus pontot. Még elég rövid ahhoz, hogy a becslés használható maradjon.
A 13 hét lefedi:
- a rendszeres bér- és adófizetési ciklust;
- a legtöbb vevői fizetési határidőt;
- a rövid távú beszerzéseket;
- a projektindítások pénzigényét;
- a szezonális eltérések első hatását.
Nem éves költségvetés. Nem eredménykimutatás. Likviditási jelzőrendszer.
2. Egy sor. Egy pénzmozgás.
Az előrejelzés akkor marad kontrollálható, ha a struktúra egyszerű.
Bejövő pénzek:
- kiállított vevőszámlák;
- várható számlázások;
- előlegek;
- rendszeres bevételek;
- egyéb biztos pénzbeáramlások.
Kimenő pénzek:
- bérek és kapcsolódó terhek;
- szállítók;
- bérleti díjak;
- rendszer- és előfizetési költségek;
- hitelek;
- adó- és egyéb kötelezettségek;
- beruházások;
- tulajdonosi kifizetések, ha tervezettek.
Minden sorhoz tartozzon összeg, hét, pénznem, állapot és felelős.
3. Ne keverje a biztos és a remélt pénzt
Az előrejelzés legnagyobb hibája az optimizmus.
Használjon megbízhatósági kategóriákat:
- A – biztos: szerződéses, visszaigazolt, rövid időn belül esedékes;
- B – valószínű: reális, de még van bizonytalanság;
- C – lehetőség: ajánlat, várható projekt vagy nem visszaigazolt összeg.
Az alap előrejelzés csak az A és a kontrollált B tételekre épüljön. A C kategória külön kedvező forgatókönyv.
Remény nem likviditás.
4. A nyitó egyenleg legyen tiszta
A modell első sora a ténylegesen felhasználható pénz.
Ne induljon pusztán a bankszámla-egyenlegből.
Vonja le:
- elkülönített adópénzt;
- ügyfél-előleget, ha más célra nem használható;
- már jóváhagyott, azonnali kifizetést;
- technikai vagy zárolt összeget.
Ha a nyitó szám hibás, minden későbbi hét hibás lesz.
5. Heti nettó pénzáram és záró pénz
Minden hét két alapképletre épül:
heti nettó pénzhelyzet = bejövő pénz − kimenő pénz.
heti záró pénz = előző heti záró pénz + heti nettó pénzhelyzet.
A vezetői nézetben három jelzés kell:
- minimális pénzszint;
- figyelmeztetési szint;
- kritikus szint.
Ha az előrejelzés bármely héten átlépi a küszöböt, intézkedési terv indul. Nem a kritikus héten. Most.
6. Építsen három forgatókönyvet
Az alapmodell önmagában kevés.
Minimum három nézet kell:
- Alapeset: a jelenlegi legvalószínűbb működés.
- Kedvezőtlen eset: később fizető vevők, alacsonyabb bevétel vagy magasabb költség.
- Kedvező eset: új üzlet vagy gyorsabb beérkezés.
A kedvezőtlen forgatókönyv legyen konkrét.
Példa:
- a két legnagyobb vevő két hetet késik;
- egy projektindítás egy hónapot csúszik;
- egy nagy költség 15%-kal nő;
- egy várható előleg nem érkezik meg.
A forgatókönyv nem jóslat. Döntési próba.
7. Minden hét kapjon rövid magyarázatot
A szám mellett legyen magyarázat.
Rövid megjegyzés elég:
- „nagy szállítói előleg”;
- „negyedéves adófizetés”;
- „projektzáró számla várható”;
- „két ügyfélfizetés bizonytalan”;
- „beruházás csak jóváhagyás után”.
Így az előrejelzés nem fekete doboz. Visszakereshető döntési modell.
8. A heti frissítési folyamat
A 13 hetes előrejelzés gördülő rendszer.
Minden héten:
- rögzítse a tényleges pénzmozgásokat;
- hasonlítsa össze a tervvel;
- magyarázza meg a nagy eltéréseket;
- frissítse a következő 12 hetet;
- adjon hozzá egy új, tizenharmadik hetet;
- rögzítse a döntéseket.
Az eltérés önmagában nem hiba. A megmagyarázatlan eltérés hiba.
9. Döntési jelzések
Az előrejelzés csak akkor ér valamit, ha döntést indít.
Előre rögzített jelzés lehet:
- a minimális pénzszint átlépése;
- két egymást követő negatív hét;
- egy vevői koncentrációs kockázat növekedése;
- 30 napnál régebbi követelés emelkedése;
- nem tervezett beruházási igény;
- kedvezőtlen forgatókönyv esetén finanszírozási rés.
Minden jelzéshez tartozzon lehetséges válasz:
- kintlévőség-kezelés gyorsítása;
- számlázás előrehozása;
- beszerzés átütemezése;
- költségstop;
- előlegkérés;
- finanszírozási egyeztetés;
- tulajdonosi kifizetés módosítása.
10. A vezetői nézet
Ne vigye be a megbeszélésre az összes sort.
A vezetői összefoglaló tartalmazza:
- aktuális szabad pénz;
- legalacsonyabb várható egyenleg;
- a kritikus hét dátuma;
- három legnagyobb kockázat;
- három szükséges döntés;
- felelős és határidő.
A jó előrejelzés nem azt mondja meg, hogy mi fog történni. Azt mutatja meg, mikor kell dönteni, hogy ne a probléma döntsön Ön helyett.
A cikk általános üzleti tervezési keretet mutat be. A konkrét pénzügyi modellhez a vállalkozás saját adatait és működési szabályait kell használni.