A vezetőnek nem több adatra van szüksége. Jobb döntési sorrendre.
A húszoldalas összefoglaló gyakran mindent tartalmaz. Csak a választ nem.
Mi változott? Miért? Mekkora a hatás? Ki lép? Mikorra?
Erre szolgál az egyoldalas vezetői összefoglaló.
Egy oldal. Hét blokk. Rögzített struktúra.
1. Vezetői összefoglaló
Az oldal tetején három mondat legyen.
- Mi történt az időszakban?
- Mi a legfontosabb eltérés?
- Milyen döntés szükséges?
Példa logika:
Az árbevétel terv szerint alakult. A fedezet csökkent a magasabb alvállalkozói költség miatt. A következő hónapra árazási és kapacitásdöntés szükséges.
Nem háttértörténet. Vezetői jelzés.
2. Pénzhelyzet és likviditás
A második blokk a pénzügyi mozgásteret mutatja.
Minimum adatok:
- szabad pénz;
- 13 hetes előrejelzés legalacsonyabb pontja;
- következő 14 nap nagy bejövő tételei;
- következő 14 nap nagy kifizetései;
- finanszírozási vagy minimális pénzállomány.
Ne csak egyenleget mutasson. Mutassa a trendet és a kritikus hetet.
A kérdés: mikor kell dönteni?
3. Árbevétel és fedezet
Az árbevétel mellé mindig kerüljön minőségi mutató.
Használható nézet:
- havi árbevétel;
- tervhez képesti eltérés;
- előző időszakhoz képesti változás;
- bruttó fedezet vagy szolgáltatási fedezet;
- három legnagyobb pozitív és negatív eltérés.
Ha az árbevétel nő, de a fedezet romlik, ezt az oldalnak azonnal jeleznie kell.
Növekedés nem egyenlő eredménnyel.
4. Kintlévőség és pénzbeszedés
A negyedik blokk a követelések minőségét mutatja.
Minimum:
- összes nyitott követelés;
- lejárt összeg;
- 30 nap feletti összeg;
- öt legnagyobb kockázatos tétel;
- fizetési ígéret állapota;
- következő intézkedés és felelős.
A kiemelt listában ne csak ügyfélnév és összeg szerepeljen.
Legyen okkód. Következő dátum. Intézkedési szint.
5. Költségek és kapacitás
A költségösszefoglaló önmagában nem elég.
A működési blokk kapcsolja össze a pénzt és az erőforrást.
Mutassa:
- három legnagyobb költségeltérés;
- éves előrejelzés változása;
- túlterhelt költséghelyek;
- lekötött kapacitás;
- határidőn túli feladatok;
- számlázható és nem számlázható idő, ha mérhető.
A cél: látható legyen, mely költség növekedése termel bevételt, és melyik csak terhel.
6. Kockázatok
Ne készítsen húsztételes kockázati nyilvántartást a vezetői oldalra.
Csak az öt legfontosabb kockázat kerüljön ide.
Minden kockázat négy sorból áll:
- kockázat: mi történhet;
- hatás: pénz, idő, ügyfél vagy működés;
- válasz: mit tesz a cég;
- felelős és határidő.
Használjon szöveges állapotot:
- STABIL;
- FIGYELENDŐ;
- INTÉZKEDÉS SZÜKSÉGES;
- KRITIKUS.
A szín csak kiegészítés. Az állapot szövegben is legyen egyértelmű.
7. Döntési és intézkedési lista
Az oldal utolsó része a legfontosabb.
Három kategória:
- Döntés szükséges: vezetői jóváhagyást igénylő kérdés.
- Folyamatban: már elindított korrekció.
- Lezárva: végrehajtott és visszaellenőrzött akció.
Minden sor tartalmazza:
- feladat;
- üzleti cél;
- felelős;
- határidő;
- állapot;
- következő felülvizsgálat.
A vezetői összefoglaló nem kész, ha nincs intézkedési lista.
8. Terv, tény, előrejelzés
Három számot ne keverjen össze.
- Terv: az eredeti cél.
- Tény: a tényleges eredmény.
- Előrejelzés: a jelenlegi információk alapján várható eredmény.
A vezetői döntés gyakran nem a tény és a terv közötti eltérésből indul.
Az előrejelzés és a cél közötti résből indul.
Ez mutatja meg, milyen korrekció szükséges a hátralévő időszakban.
9. Lényegességi szabály
Ne emeljen ki minden eltérést.
Állítson be küszöböt:
- abszolút összeg;
- százalékos eltérés;
- ismétlődő trend;
- stratégiai jelentőség;
- likviditási hatás;
- ügyfél- vagy jogi kockázat.
Az oldal csak a küszöböt átlépő tételeket mutassa.
Így marad egyoldalas.
10. A havi áttekintő megbeszélés
A vezetői összefoglalót ne e-mailben kommentálják végtelenül.
Legyen 45 perces rögzített felülvizsgálat.
- 5 perc: vezetői összefoglaló.
- 10 perc: pénzhelyzet, árbevétel, fedezet.
- 10 perc: kintlévőség, költség, kapacitás.
- 10 perc: kockázatok.
- 10 perc: döntések, felelősök, határidők.
A megbeszélés előtt az adat legyen lezárva. A megbeszélésen ne képleteket javítsanak.
11. Amit ne tegyen az összefoglalóba
- minden rendelkezésre álló teljesítménymutató;
- magyarázat nélküli grafikon;
- ismétlődő számok;
- csak pozitív eredmények;
- felelős nélküli problémák;
- határidő nélküli intézkedések;
- ellenőrizetlen becslések;
- tízoldalas melléklet az első oldalon.
A részletek lehetnek háttéranyagban. Az első oldal döntési felület.
12. Minőségi kapu
A vezetői összefoglaló akkor kész, ha:
- egy oldalon áttekinthető;
- minden szám definíciója stabil;
- a forrásadat visszakereshető;
- a lényeges eltérések magyarázottak;
- az öt fő kockázat látható;
- a szükséges döntések egyértelműek;
- minden intézkedésnek van felelőse és határideje.
Egy oldal. Egy kép a működésről. Egyértelmű következő lépések.
Ez a vezetői összefoglaló feladata.
A konkrét összefoglalóstruktúrát a vállalkozás üzleti modelljéhez, adatforrásaihoz és vezetői döntési ritmusához kell igazítani.