Der Fahrer benötigt keine weiteren Informationen. Für eine bessere Entscheidungsreihenfolge.
Die zwanzigseitige Zusammenfassung enthält oft alles. Nur die Antwort fehlt.
Was hat sich geändert? Warum? Wie groß sind die Auswirkungen? Wer handelt? Bis wann?
Dafür ist die einseitige Zusammenfassung für Führungskräfte gedacht.
Eine Seite. Sieben Blöcke. Feste Struktur.
1. Zusammenfassung für die Geschäftsleitung
Oben auf der Seite sollen drei Sätze stehen.
- Was ist in diesem Zeitraum passiert?
- Was ist der wichtigste Unterschied?
- Welche Entscheidung ist erforderlich?
Beispiel zur Logik:
Der Umsatz entsprach den Planvorgaben. Die Marge ist aufgrund höherer Kosten für Subunternehmer gesunken. Für den kommenden Monat müssen Entscheidungen bezüglich der Preisgestaltung und der Kapazitäten getroffen werden.
Keine Hintergrundgeschichte. Hinweis der Leitung.
2. Finanzlage und Liquidität
Der zweite Abschnitt zeigt den finanziellen Spielraum auf.
Mindestangaben:
- verfügbares Geld;
- der Tiefststand der 13-Wochen-Prognose;
- die wichtigsten eingehenden Posten der nächsten 14 Tage;
- die großen Auszahlungen der nächsten 14 Tage;
- Finanzmittel oder Mindestguthaben.
Zeigen Sie nicht nur den Saldo an. Zeigen Sie auch den Trend und die kritische Woche an.
Die Frage lautet: Wann muss eine Entscheidung getroffen werden?
3. Umsatz und Deckung
Neben dem Umsatz sollte stets eine Qualitätskennzahl angegeben werden.
Verfügbare Ansicht:
- monatlicher Umsatz;
- Abweichung vom Plan;
- Veränderung gegenüber dem vorangegangenen Zeitraum;
- Bruttodeckung oder Leistungsdeckung;
- die drei größten positiven und negativen Abweichungen.
Wenn der Umsatz steigt, sich die Deckungsbeitragsmarge jedoch verschlechtert, muss dies auf dieser Seite unverzüglich vermerkt werden.
Wachstum ist nicht gleichbedeutend mit Erfolg.
4. Außenstände und Inkasso
Der vierte Block zeigt die Qualität der Forderungen.
Minimum:
- alle offenen Forderungen;
- fälliger Betrag;
- Betrag über 30 Tage;
- die fünf risikoreichsten Posten;
- Status der Zahlungszusage;
- Nächste Maßnahme und Verantwortlicher.
In der Liste der hervorgehobenen Einträge sollten nicht nur der Kundenname und der Betrag aufgeführt sein.
Geben Sie einen Code ein. Nächstes Datum. Maßnahmenstufe.
5. Kosten und Kapazität
Die Kostenaufstellung allein reicht nicht aus.
Der Funktionsblock verbindet Geld und Ressourcen miteinander.
Zeigen Sie:
- die drei größten Kostenabweichungen;
- Veränderung der Jahresprognose;
- überlastete Kostenstellen;
- gebundene Kapazität;
- überfällige Aufgaben;
- Abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Zeit, sofern diese messbar ist.
Das Ziel: Es soll deutlich werden, welche Kostensteigerungen Einnahmen generieren und welche lediglich eine Belastung darstellen.
6. Risiken
Erstellen Sie kein Risikoregister mit zwanzig Einträgen für die Führungskräfte.
Hier sollen nur die fünf wichtigsten Risiken aufgeführt werden.
Jedes Risiko besteht aus vier Zeilen:
- Risiko: was passieren könnte;
- Wirkung: Geld, Zeit, Kunden oder Betriebsabläufe;
- Antwort: Was macht das Unternehmen?;
- Verantwortlicher und Frist.
Verwenden Sie einen Textstatus:
- STABIL;
- HINWEIS;
- Maßnahmen sind erforderlich;
- KRITISCH.
Die Farbe dient nur als Ergänzung. Der Zustand sollte auch im Text eindeutig erkennbar sein.
7. Liste der Beschlüsse und Maßnahmen
Der letzte Teil der Seite ist der wichtigste.
Drei Kategorien:
- Es muss eine Entscheidung getroffen werden: Eine Angelegenheit, die der Genehmigung durch die Geschäftsleitung bedarf.
- In Bearbeitung: bereits eingeleitete Korrektur.
- Abgeschlossen: Eine durchgeführte und nachträglich überprüfte Maßnahme.
Jede Zeile enthält:
- Aufgabe;
- Geschäftsziel;
- verantwortlich;
- Frist;
- Zustand;
- nächste Überprüfung.
Die Zusammenfassung für die Geschäftsleitung ist erst dann fertig, wenn eine Maßnahmenliste vorliegt.
8. Plan, Ist-Zahlen, Prognose
Verwechseln Sie diese drei Zahlen nicht.
- Plan: das ursprüngliche Ziel.
- Fakt: das tatsächliche Ergebnis.
- Prognose: das nach den derzeitigen Informationen zu erwartende Ergebnis.
Eine Managemententscheidung geht oft nicht von der Abweichung zwischen Ist-Zustand und Plan aus.
Ausgangspunkt ist die Lücke zwischen Prognose und Ziel.
Dies zeigt, welche Korrektur in der verbleibenden Zeit erforderlich ist.
9. Wesentlichkeitsregel
Weisen Sie nicht auf jede Abweichung hin.
Legen Sie einen Schwellenwert fest:
- Absolutwert;
- prozentuale Abweichung;
- sich wiederholender Trend;
- strategische Bedeutung;
- Liquiditätseffekt;
- Kunden- oder Rechtsrisiko.
Die Seite soll nur die Artikel anzeigen, die den Schwellenwert überschreiten.
So bleibt es einseitig.
10. Die monatliche Besprechung zur Lagebesprechung
Bitte kommentieren Sie die Zusammenfassung für die Geschäftsleitung nicht endlos per E-Mail.
Es soll eine 45-minütige aufgezeichnete Überprüfung stattfinden.
- 5 Minuten: Zusammenfassung für die Geschäftsleitung.
- 10 Minuten: Finanzlage, Umsatz, Deckung.
- 10 Minuten: Ausstehende Forderungen, Kosten, Kapazität.
- 10 Minuten: Risiken.
- 10 Minuten: Entscheidungen, Verantwortliche, Fristen.
Die Daten sollten vor der Besprechung abgeschlossen sein. Während der Besprechung sollten keine Formeln korrigiert werden.
11. Was Sie nicht in die Zusammenfassung aufnehmen sollten
- alle verfügbaren Leistungskennzahlen;
- Diagramm ohne Erläuterung;
- sich wiederholende Zahlen;
- ausschließlich positive Ergebnisse;
- Probleme, für die niemand verantwortlich ist;
- Maßnahmen ohne Frist;
- unüberprüfte Schätzungen;
- zehnseitiger Anhang auf der ersten Seite.
Die Einzelheiten können im Hintergrundmaterial enthalten sein. Die erste Seite dient als Entscheidungsgrundlage.
12. Hochwertiges Tor
Die Zusammenfassung für die Geschäftsleitung ist fertig, wenn:
- auf einer Seite übersichtlich dargestellt;
- Die Definition jeder Zahl ist stabil;
- die Quelldaten sind abrufbar;
- die wesentlichen Abweichungen wurden erläutert;
- Die fünf Hauptrisiken sind ersichtlich;
- Die erforderlichen Entscheidungen sind eindeutig;
- Für jede Maßnahme gibt es einen Verantwortlichen und eine Frist.
Eine Seite. Ein Bild, das die Funktionsweise veranschaulicht. Eindeutige nächste Schritte.
Das ist die Aufgabe dieser Zusammenfassung für Führungskräfte.
Die konkrete Struktur der Zusammenfassung muss an das Geschäftsmodell des Unternehmens, seine Datenquellen und den Entscheidungsrhythmus der Führungskräfte angepasst werden.