Az új munkatárs felvétele nem pusztán személyzeti döntés. Üzleti kapacitásdöntés.
Ha túl korán lép, a rögzített költség megelőzi a bevételt.
Ha túl későn lép, romlik a minőség. Csúszik a teljesítés. Elfárad a csapat. Elveszik az üzlet.
Ezért kell növekedési döntési kapu.
Nem érzés. Nem pánik. Hat ellenőrzési pont.
1. Először azonosítsa a valódi szűk keresztmetszetet
A túlterheltség nem mindig létszámhiány.
Lehet:
- rossz feladatmegosztás;
- nem standardizált folyamat;
- túl sok manuális adminisztráció;
- gyenge prioritáskezelés;
- rosszul árazott, túlterhelő ügyfél;
- hibás rendszer vagy adatátadás;
- vezetői döntési késés;
- valódi kapacitáshiány.
Ne embert vegyen fel folyamatproblémára.
Először mérje meg, hol áll meg a rendszer.
2. Kapacitásterhelés: legalább nyolc hét adata
Egy erős hét nem indok új pozícióra.
Figyelje legalább nyolc héten át:
- lekötött munkaórát;
- számlázható kapacitást;
- túlórát;
- határidőn túli feladatokat;
- visszadolgozást és hibajavítást;
- elutasított vagy elhalasztott munkát;
- ügyfélpanaszt;
- vezetői operatív terhelést.
A tartós 85–90%-os terhelés már kockázat lehet, de a konkrét küszöb a munkatípustól függ.
A 100%-os elméleti kihasználtság nem cél. Nincs benne hiba, tanulás, egyeztetés vagy váratlan feladat.
3. Megrendelésállomány minősége
Nem minden várható munka azonos minőségű.
Ossza a megrendelésállományt három csoportra:
- Biztos: aláírt, visszaigazolt, ütemezhető munka.
- Valószínű: nagy valószínűségű, de még nem végleges.
- Lehetőség: lehetőség, amelyből még nem lett megrendelés.
Új rögzített költséget ne pusztán értékesítési lehetőségekre építsen.
A döntéshez lássa:
- hány hét biztos munka áll rendelkezésre;
- milyen fedezet mellett;
- mennyire koncentrált néhány ügyfélre;
- mikor indul ténylegesen;
- milyen kompetenciát igényel.
4. Számolja ki a teljes foglalkoztatási költség értékét
A bruttó bér nem a pozíció teljes költsége.
A modell tartalmazhatja:
- bér és kapcsolódó munkáltatói terhek;
- eszköz;
- szoftver és licenc;
- iroda vagy munkakörnyezet;
- toborzás;
- betanítás;
- vezetői és mentori idő;
- alacsonyabb kezdeti termelékenység;
- szabadság és kieső idő;
- képzés;
- hibakockázat;
- tartalék.
A teljes költséget havi és első éves nézetben is számolja ki.
5. Fedezeti árbevétel
Határozza meg, mekkora plusz fedezetnek kell megjelennie a pozíció miatt.
Egyszerű logika:
szükséges többletárbevétel = teljes foglalkoztatási költség / várható fedezeti arány.
Ha a teljes havi költség 900 000 Ft, és a releváns szolgáltatás fedezeti aránya 40%, akkor a pozíciónak körülbelül 2 250 000 Ft többletárbevételt kell támogatnia a fedezeti eléréséhez.
Ez nem feltétlenül közvetlen saját számlázás.
Lehet felszabadított tapasztalt munkatársi kapacitás. Gyorsabb teljesítés. Több ügyfél. Kevesebb hiba. De a kapcsolatot mérhetővé kell tenni.
6. Pénzügyi felkészültség
A nyereségesnek tűnő pozíció is okozhat likviditási problémát.
Vizsgálja meg a 13 hetes előrejelzésben:
- toborzási költség;
- belépés dátuma;
- első bérfizetés;
- betanulási idő;
- bevétel megjelenésének késése;
- ügyfélfizetési idő;
- kedvezőtlen forgatókönyv.
Minimum kérdés:
Ha a várható új bevétel három hónapot késik, a vállalkozás akkor is finanszírozni tudja a pozíciót?
Ha nem, a döntés túl törékeny.
7. Felvétel, alvállalkozó vagy automatizálás?
A teljes munkaidős felvétel csak egy opció.
Hasonlítsa össze:
- Felvétel: tartós, kontrollált kapacitás; magasabb rögzített költség és hosszabb elköteleződés.
- Alvállalkozó bevonása: rugalmas kapacitás; magasabb egységköltség és külső függés.
- Részmunkaidő: fokozatos bővítés; korlátozott rendelkezésre állás.
- Automatizálás: ismétlődő feladat csökkentése; rendszerépítési igény.
- Leállítás vagy újraárazás: veszteséges vagy kaotikus munka kivezetése.
Ne abból induljon ki, hogy minden növekedéshez több ember kell.
8. A pozíció eredménye legyen világos
A munkaköri leírás gyakran feladatlistát tartalmaz. A felkészültség döntéshez eredmény kell.
Rögzítse:
- milyen eredményt kell létrehozni;
- milyen minőségi szinten;
- milyen határidővel;
- milyen rendszerekben;
- milyen döntési joggal;
- milyen teljesítménymutatóval;
- ki a felelős;
- mikor történik az első felülvizsgálat.
Ha az eredmény homályos, a betanítás is homályos lesz.
9. Betanítási kapacitás
Az új ember nem az első naptól szabadít fel kapacitást.
Az első hetekben kapacitást fogyaszt.
Tervezze meg:
- belépési ellenőrzőlista;
- hozzáférések;
- folyamatleírások;
- mintafeladatok;
- mentor;
- heti felülvizsgálat;
- 30, 60 és 90 napos célok;
- minőségi kapuk.
Ha nincs mentoridő, nincs valódi betanítási terv.
10. Döntési kapu
A felvétel csak akkor kapjon INDÍTHATÓ állapotot, ha:
- a szűk keresztmetszet valóban kapacitáshiány;
- a terhelés tartósan mérhető;
- a biztos megrendelésállomány megfelelő;
- a teljes foglalkoztatási költség kiszámított;
- a fedezeti logika elfogadható;
- a kedvezőtlen pénzforgalmi forgatókönyv is finanszírozható;
- a pozíció eredménye rögzített;
- a betanítás felelőse és a szükséges kapacitás rendelkezésre áll.
Ha két vagy több pont hiányzik, az állapot VÁRAKOZÁS.
11. 90 napos visszaellenőrzés
A döntést utólag is mérje.
Vizsgálja:
- csökkent-e a szűk keresztmetszet;
- javult-e a határidő;
- csökkent-e a túlóra;
- javult-e a minőség;
- felszabadult-e vezetői vagy tapasztalt munkatársi kapacitás;
- megjelent-e a tervezett fedezet;
- helyes volt-e a pozíció és a szerepkör.
A felvétel nem zárul le a szerződés aláírásával.
A felvétel akkor zárul le, amikor az üzleti cél mérhetően teljesül.
Nem új embert kell felvenni. Kontrollált kapacitást kell építeni.
A konkrét foglalkoztatási, munkajogi, bér- és adózási döntésekhez egyedi szakértői egyeztetés szükséges.