Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist nicht nur eine Personalentscheidung. Entscheidung über die Geschäftskapazität.
Wenn Sie zu früh einsteigen, übersteigen die Fixkosten die Einnahmen.
Wenn Sie zu spät handeln, leidet die Qualität. Die Fertigstellung verzögert sich. Das Team wird müde. Das Geschäft geht verloren.
Deshalb brauchen wir einen Entscheidungsfilter für das Wachstum.
Kein Gefühl. Keine Panik. Sechs Kontrollpunkte.
1. Ermitteln Sie zunächst den tatsächlichen Engpass
Überlastung ist nicht immer auf Personalmangel zurückzuführen.
Möglicherweise:
- falsche Aufgabenteilung;
- nicht standardisierter Prozess;
- zu viel manuelle Verwaltungsarbeit;
- mangelhafte Prioritätenverwaltung;
- ein Kunde mit falscher Preisgestaltung, der das System überlastet;
- Systemfehler oder Fehler bei der Datenübertragung;
- Verzögerung bei der Entscheidungsfindung auf Führungsebene;
- ein tatsächlicher Kapazitätsmangel.
Stellen Sie keine Mitarbeiter ein, um Prozessprobleme zu lösen.
Prüfen Sie zunächst, wo das System zum Stillstand kommt.
2. Auslastung: Daten für mindestens acht Wochen
Eine starke Woche ist kein Grund, eine neue Position einzunehmen.
Beobachten Sie dies mindestens acht Wochen lang:
- gebundene Arbeitsstunden;
- abrechnungsfähige Kapazität;
- Überstunden;
- überfällige Aufgaben;
- Überarbeitung und Fehlerkorrektur;
- abgelehnte oder verschobene Arbeiten;
- Kundenbeschwerde;
- operative Belastung der Führungskräfte.
Eine anhaltende Belastung von 85–90% kann bereits ein Risiko darstellen, doch der konkrete Schwellenwert hängt von der Art der Tätigkeit ab.
Die theoretische Auslastung von 100% ist kein Ziel. Darin sind keine Fehler, Lernprozesse, Abstimmungen oder unerwartete Aufgaben enthalten.
3. Qualität des Auftragsbestands
Nicht jede zu erwartende Arbeit ist von gleicher Qualität.
Teilen Sie den Auftragsbestand in drei Gruppen ein:
- Sicher: Unterzeichnete, bestätigte, planbare Arbeit.
- Wahrscheinlich: sehr wahrscheinlich, aber noch nicht endgültig.
- Möglichkeit: eine Möglichkeit, aus der noch kein Auftrag geworden ist.
Bauen Sie neue Fixkosten nicht allein auf Absatzchancen auf.
Zur Entscheidung siehe:
- wie viele Wochen gesicherte Arbeit zur Verfügung stehen;
- mit welcher Deckung;
- inwieweit sich das Unternehmen auf einige wenige Kunden konzentriert;
- wann es tatsächlich losgeht;
- welche Kompetenzen dafür erforderlich sind.
4. Berechnen Sie die Höhe der Gesamtbeschäftigungskosten
Das Bruttogehalt entspricht nicht den Gesamtkosten der Stelle.
Das Modell kann Folgendes enthalten:
- Löhne und damit verbundene Arbeitgeberabgaben;
- Gerät;
- Software und Lizenz;
- Büro oder Arbeitsumgebung;
- Personalbeschaffung;
- Einweisung;
- Zeit für Führungskräfte und Mentoren;
- geringere anfängliche Produktivität;
- Urlaub und Ausfallzeiten;
- Ausbildung;
- Fehlerrisiko;
- Reserve.
Die Gesamtkosten werden sowohl auf monatlicher Basis als auch für das erste Jahr berechnet.
5. Umsatz aus Sicherungsgeschäften
Bestimmen Sie, wie hoch die zusätzliche Margin sein muss, die aufgrund dieser Position erforderlich ist.
Einfache Logik:
erforderliche Mehreinnahmen = Gesamtbeschäftigungskosten / erwartete Deckungsquote.
Wenn die monatlichen Gesamtkosten 900.000 Ft betragen und der Absicherungsgrad der betreffenden Dienstleistung 40% beträgt, muss die Position einen Mehrerlös von etwa 2.250.000 Ft erwirtschaften, um die Absicherung zu erreichen.
Das ist nicht unbedingt eine direkte Eigenabrechnung.
Es können Kapazitäten erfahrener Mitarbeiter freigesetzt werden. Schnellere Auftragsabwicklung. Mehr Kunden. Weniger Fehler. Aber die Beziehung muss messbar gemacht werden.
6. Finanzielle Vorbereitung
Selbst eine scheinbar gewinnbringende Position kann zu Liquiditätsproblemen führen.
Sehen Sie sich die 13-Wochen-Prognose an:
- Rekrutierungskosten;
- Datum des Beitritts;
- erste Gehaltszahlung;
- Einarbeitungszeit;
- Verzögerung beim Zufluss von Einnahmen;
- Zahlungsfrist des Kunden;
- ungünstiges Szenario.
Mindestfrage:
Wenn sich die erwarteten neuen Einnahmen um drei Monate verzögern, kann das Unternehmen die Position dann trotzdem finanzieren?
Wenn nicht, ist die Entscheidung zu unsicher.
7. Einstellung, Subunternehmer oder Automatisierung?
Eine Vollzeitanstellung ist nur eine Möglichkeit.
Vergleichen Sie:
- Aufnahme: dauerhafte, kontrollierte Kapazität; höhere Fixkosten und längere Bindungsdauer.
- Einsatz von Subunternehmern: flexible Kapazität; höhere Stückkosten und Abhängigkeit von externen Faktoren.
- Teilzeit: schrittweise Erweiterung; eingeschränkte Verfügbarkeit.
- Automatisierung: Reduzierung sich wiederholender Aufgaben; Bedarf an Systemaufbau.
- Einstellung oder Neufestsetzung der Preise: die Beseitigung verlustreicher oder chaotischer Arbeitsabläufe.
Gehen Sie nicht davon aus, dass für jedes Wachstum mehr Menschen nötig sind.
8. Das Ergebnis der Position sollte klar sein
Die Stellenbeschreibung enthält häufig eine Aufgabenliste. Die Entscheidungsfähigkeit muss sich in Ergebnissen zeigen.
Bitte notieren Sie Folgendes:
- welches Ergebnis erzielt werden soll;
- auf welchem Qualitätsniveau;
- innerhalb welcher Frist;
- in welchen Systemen;
- mit welchen Entscheidungsbefugnissen;
- mit welchem Leistungsindikator;
- Wer ist dafür verantwortlich?;
- Wann findet die erste Überprüfung statt?.
Wenn das Ergebnis unklar ist, wird auch das Training unklar sein.
9. Schulungskapazität
Der neue Mitarbeiter schafft nicht vom ersten Tag an Kapazitäten frei.
In den ersten Wochen beansprucht es Kapazitäten.
Planen Sie:
- Checkliste für den Zutritt;
- Zugriffe;
- Prozessbeschreibungen;
- Beispielaufgaben;
- Mentor;
- wöchentliche Überprüfung;
- 30-, 60- und 90-Tage-Ziele;
- Hochwertige Tore.
Ohne Mentoring-Zeit gibt es keinen echten Einarbeitungsplan.
10. Entscheidungspunkt
Der Datensatz darf erst dann den Status „STARTFÄHIG“ erhalten, wenn:
- Der Engpass ist tatsächlich ein Kapazitätsmangel;
- Die Belastung lässt sich dauerhaft messen;
- Der gesicherte Auftragsbestand ist angemessen;
- die Gesamtbeschäftigungskosten wurden berechnet;
- Die Logik der Absicherung ist akzeptabel;
- auch ein ungünstiges Liquiditätsszenario ist finanzierbar;
- Das Ergebnis der Position wurde erfasst;
- der für die Einweisung Verantwortliche und die erforderlichen Kapazitäten stehen zur Verfügung.
Wenn zwei oder mehr Punkte fehlen, lautet der Status „WARTEN“.
11. 90-tägige Nachprüfung
Bewerten Sie die Entscheidung auch im Nachhinein.
Prüfen Sie:
- Hat sich der Engpass verringert;
- Hat sich die Frist verbessert?;
- ob die Überstunden zurückgegangen sind;
- Hat sich die Qualität verbessert?;
- Sind Kapazitäten bei Führungskräften oder erfahrenen Mitarbeitern frei geworden?;
- ob die geplante Deckung eingetreten ist;
- Ob die Position und der Aufgabenbereich richtig waren.
Die Aufnahme ist mit der Unterzeichnung des Vertrags noch nicht abgeschlossen.
Die Aufnahme endet, sobald das Geschäftsziel messbar erreicht ist.
Es müssen keine neuen Mitarbeiter eingestellt werden. Es gilt, kontrollierte Kapazitäten aufzubauen.
Für konkrete Entscheidungen in den Bereichen Beschäftigung, Arbeitsrecht, Entlohnung und Steuern ist eine individuelle Beratung durch einen Experten erforderlich.