Der Wechsel des Buchhalters ist nicht erst dann erfolgreich, wenn der neue Dienstleister die Dateien erhält. Erfolgreich ist es, wenn die Daten übereinstimmen. Die Zuständigkeiten sind klar geregelt. Für offene Vorgänge gibt es einen Verantwortlichen. Der erste Abschluss verläuft kontrolliert.
Dies ist ein Übergabeprozess.
Keine E-Mail-Kettenbrief. Kein Datenträger. Kein „Das holen wir nach”.
1. Legen Sie das Ziel der Umstellung fest
Schreiben Sie nicht nur, dass Sie einen neuen Buchhalter auswählen.
Bitte notieren Sie Folgendes:
- Warum findet der Wechsel statt?;
- welche Dienstleistungen übertragen werden;
- was bei einem anderen Anbieter oder intern verbleibt;
- Was ist der geplante Stichtag für die Übergabe?;
- Ab welchem Monat ist wer für die Bearbeitung zuständig?;
- Wer ist der Projektverantwortliche des Unternehmens?;
- Was gilt als erfolgreiche Übergabe?.
Ein unklares Ziel führt zu unklarer Verantwortung.
2. Erstellen Sie eine vollständige Aufgabenliste
„Buchhaltung” ist nicht nur eine einzige Aufgabe.
Der Aufgabenbereich kann Folgendes umfassen:
- Hauptbuchhaltung;
- Kunden- und Lieferantenanalyse;
- Bank und Kasse;
- Steuererklärungen;
- Lohnabrechnung;
- Personalverwaltung;
- Sachanlagen;
- Bestand;
- Projekt- oder Kostenstellenbuchhaltung;
- Zusammenfassung für die Geschäftsleitung;
- Kontaktpflege mit Behörden;
- Aufgaben im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss und der Rechnungslegung;
- Archivierung.
Weisen Sie jeder Zeile den bisherigen, den neuen und den unternehmensinternen Verantwortlichen zu.
3. Daten- und Dokumentenverzeichnis
Grundlage für die Übergabe ist ein Datenverzeichnis.
Gruppen:
Unternehmens- und Stammdaten
- Unternehmensdaten;
- Steuerliche Verhältnisse;
- Bankkonten;
- Standorte;
- Aktivitäten;
- Ansprechpartner;
- Unterschrifts- und Genehmigungsrechte.
Buchhaltungsdaten
- Auszüge aus dem Hauptbuch;
- Kontenübersicht;
- Anfangs- und Endsalden;
- Analysen;
- Kunden- und Lieferlisten;
- Sachanlagen: Kartons;
- Abgrenzungen;
- offene und ungeklärte Posten.
Steuer- und behördliche Unterlagen
- Steuererklärungen;
- Kontoinformationen;
- Beschlüsse;
- laufende Prüfungen;
- Genehmigungen und Anmeldungen;
- Vollmachten.
Löhne und Arbeitsrecht
- Stammdaten der Mitarbeiter;
- Vertragsdaten;
- Urlaub und Abwesenheit;
- Abzüge;
- Zulagen;
- Austritts- und Beitrittsangelegenheiten;
- laufende Korrekturen.
Das Datenverzeichnis sollte Dateiname, Zeitraum, Format, Quelle, Verantwortlicher und Status enthalten.
4. Legen Sie den Schlusskurs fest
Die wichtigste Frage:
Bis zu welchem Datum arbeitet der bisherige Buchhalter, und ab welchem Datum der neue?
Bitte separat vermerken:
- Rechnungsbearbeitung;
- Bank;
- Lohnabrechnung;
- Steuererklärung;
- Zusammenfassung;
- Jahresabschluss;
- Korrektur eines früheren Zeitraums.
Es darf keine Überschneidungen ohne festgelegten Verantwortlichen geben.
Es darf keine Lücke zwischen den beiden Anbietern geben.
5. Exportformate
Bitten Sie nicht nur um eine PDF-Datei.
Für die Rückverfolgbarkeit und das Einlesen in das neue System sind möglicherweise folgende Angaben erforderlich:
- für den Export strukturierter Hauptbuchdaten;
- analytische Listen;
- CSV- oder XLSX-Dateien;
- auf die Originalbelege;
- Erklärungs- und Bestätigungsunterlagen;
- System-Backups, sofern diese rechtlich zulässig und technisch übertragbar sind;
- methodische Beschreibungen;
- zur Erläuterung individueller Codes und Dimensionen.
Es reicht nicht aus, dass die Datei vorhanden ist. Die Datei muss sich öffnen lassen, lesbar und vollständig sein.
6. Erfassung offener Posten
Alle ungeklärten Fälle sollen in eine zentrale Liste aufgenommen werden.
Felder:
- Identifikationsnummer des Postens;
- Zeitraum;
- Problem;
- finanzielle oder steuerliche Auswirkungen;
- erforderliches Dokument;
- derzeitige Verantwortliche;
- neuer Verantwortlicher;
- Frist;
- Zustand.
Beispiele:
- nicht zugeordneter Bankposten;
- umstrittene Kundenrechnung;
- fehlender Lieferschein;
- laufende Selbstkontrolle;
- noch nicht abgeschlossener Fall eines Arbeitnehmers;
- abweichende Hauptbuch- und analytische Salden;
- Eine noch offene behördliche Frage.
Der offene Posten verschwindet nicht bei einem Anbieterwechsel.
7. Schnittstellen
Die Übergabe sollte nicht mit einer einzigen Nachricht „Ich habe es erhalten” abgeschlossen werden.
Minimale Abstimmungen:
- Hauptbuchauszug und Analysen;
- Bankendstände;
- Kunden- und Lieferantenstamm;
- Steuerkonto und Buchführung;
- Lohndaten und Verpflichtungen;
- Sachanlagen;
- offene Vorauszahlungen;
- Abgrenzungen;
- Zusammenhang mit dem letzten abgeschlossenen Jahresabschluss oder dem letzten Geschäftsjahresabschluss.
Jede Abstimmung muss den Status „BEFINDET SICH IN ORDNUNG“, „BEFINDET SICH IN ORDNUNG MIT ANMERKUNG“ oder „BEFINDET SICH NICHT IN ORDNUNG“ erhalten.
8. Zugriffs- und Berechtigungsverwaltung
Der Wechsel ist auch eine Aufgabe im Bereich der Informationssicherheit.
Erstellen Sie ein Zugriffsprotokoll:
- Buchhaltungsprogramm;
- Rechnungsstellungssystem;
- Export-Schnittstelle für Banken;
- Mietprogramm;
- Dokumentenarchiv;
- Behördenportale;
- E-Mail-Adressen;
- Cloud-Ordner;
- Berichterstellungssystem.
Für jeden Zugriff muss Folgendes vorhanden sein:
- Name;
- Funktionsbereich;
- Berechtigungsstufe;
- Aktivierungsdatum;
- Datum des Widerrufs;
- Genehmiger.
Entziehen Sie den alten Zugriffsrechten erst dann, wenn die Aufgabenübergabe und die erforderlichen Folgearbeiten ordnungsgemäß abgeschlossen sind.
9. Erste monatliche Parallelprüfung
Im ersten Monat der neuen Verarbeitung sollten verstärkte Kontrollen stattfinden.
Prüfen Sie:
- Vollständigkeit der Rechnungen;
- Bankzuordnung;
- Steuer- und Lohnverpflichtungen;
- Logik der Hauptbuchführung;
- Kostenstellen;
- offene Posten;
- Kontinuität der Zusammenfassung für die Geschäftsleitung;
- Fristen.
Es ist nicht unbedingt erforderlich, zwei vollständige Buchhaltungen parallel zu führen.
Es bedarf jedoch gezielter paralleler Kontrollen an den kritischen Punkten.
10. Zulassungskriterien
Die Übergabe kann erst abgeschlossen werden, wenn:
- Das Datenverzeichnis ist vollständig;
- Die Dateien lassen sich öffnen;
- die Hauptsalden stimmen überein;
- Die Liste der offenen Posten wurde genehmigt;
- Die Fristen und Zuständigkeiten sind klar geregelt;
- Die Zugriffsrechte funktionieren;
- Der erste Verarbeitungszyklus ist abgeschlossen;
- die kritischen Steuererklärungs- und Lohnabrechnungsprozesse wurden überprüft;
- Der zuständige Verantwortliche des Unternehmens hat den Stand der Übergabe genehmigt.
Die Zustimmung muss schriftlich erfolgen.
11. 30-tägige Stabilisierungsphase
Nach der Übergabe beginnt die Stabilisierungsphase.
Kurzer Wochenrückblick:
- neu festgestellter Mangel;
- Problem mit der Datenqualität;
- Verzögerung;
- Zugangsbarriere;
- Aufgabe auf Kundenseite;
- erforderliche Korrektur;
- Verantwortlicher und Frist.
Erstellen Sie nach dreißig Tagen eine abschließende Zusammenfassung.
Was wurde übertragen? Was ist noch offen? Wer ist dafür verantwortlich? Was ist die endgültige Frist?
12. Was Sie nicht tun sollten
- Bitte senden Sie keine unstrukturierten Dateisammlungen.
- Überlassen Sie die Umstellung nicht ausschließlich den beiden Buchhaltern.
- Lassen Sie keinen Zeitraum ohne Verantwortlichen.
- Wechseln Sie nicht ohne Plan gleichzeitig das System und den Buchhalter.
- Löschen Sie den alten Zugang nicht zu früh.
- Nehmen Sie die Übergabe nicht ohne vorherige Absprache entgegen.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass die fehlenden Daten später von selbst auftauchen.
Der Wechsel des Buchhalters ist keine bloße Übergabe von Unterlagen. Es handelt sich um eine kontrollierte Übertragung der Verantwortung.
Aufgabenbereich. Bestandsverzeichnis. Übergabefrist. Abstimmung. Abnahme.
Die konkreten Maßnahmen in den Bereichen Rechnungswesen, Steuern, Datenschutz und Vertragsrecht müssen an die Situation des Unternehmens und die Anforderungen der Fachleute angepasst werden.