A vállalkozás nem attól kontrollált, hogy sok adatot termel. Attól kontrollált, hogy a vezető időben látja az eltérést.
Ehhez nem kell ötvenoldalas összefoglaló. Nem kell minden hétfőn teljes könyvelési zárás. Kell egy rövid pénzügyi áttekintés. Hét szám. Egy rögzített időpont. Egy felelős.
A cél egyszerű. A hét első üzleti döntése ne megérzésből induljon.
1. Szabadon felhasználható pénz
A bankszámla-egyenleg önmagában félrevezető. Tartalmazhat adóra félretett összeget. Előleget. Rövidesen esedékes szállítói kötelezettséget. Olyan pénzt, amely technikailag megvan, üzletileg mégsem szabad.
Ezért az első áttekintő adat:
szabad pénz = bank + pénztár − elkülönített összegek − 14 napon belül biztosan fizetendő tételek.
Nem tökéletes szám kell. Következetes definíció kell.
2. Következő 14 nap bejövő pénze
Ne a teljes vevőállományt nézze. A következő két hét reális beérkezéseit nézze.
Ossza három csoportra:
- biztos: visszaigazolt vagy rendszeresen pontosan fizető ügyfél;
- valószínű: esedékes, de nem garantált összeg;
- kockázatos: vitatott, lejárt vagy bizonytalan tétel.
Az előrejelzés csak akkor használható, ha nem kezeli az összes számlát azonos minőségű pénzként.
3. Következő 14 nap kifizetése
Itt ugyanaz a fegyelem kell.
Rögzítse:
- bérek és közterhek;
- szállítók;
- bérleti és rendszerköltségek;
- hitelek és finanszírozási tételek;
- tervezett beruházások;
- egyedi, nagy összegű kötelezettségek.
Ne hagyja a listában a „majd meglátjuk” kategóriát. Minden tétel kapjon dátumot, összeget és felelőst.
4. Lejárt követelések
A lejárt követelés nem adminisztrációs zaj. Finanszírozási kérdés.
Az áttekintésben három adat jelenjen meg:
- lejárt összeg összesen;
- 30 napnál régebbi lejárt összeg;
- az öt legnagyobb nyitott tétel.
Ezután jön a döntés. Ki lép? Mikor? Milyen csatornán? Mi a következő intézkedési szint?
A „szóltunk neki” nem állapot.
5. Heti árbevétel és fedezet
Az árbevétel megmutatja a mozgást. A fedezet megmutatja az értéket.
Legalább két szám kell:
- heti vagy gördülő négyhetes árbevétel;
- becsült bruttó fedezet vagy szolgáltatási fedezet.
Ha az árbevétel nő, de a fedezet csökken, a rendszer nem javul. Több munkából kevesebb eredmény keletkezik.
Ez azonnali árazási, feladatkör vagy kapacitásvizsgálatot igényel.
6. Kapacitásterhelés
A pénzügyi áttekintés nem állhat meg a számláknál.
Látnia kell, hogy a vállalt munka mekkora terhelést okoz.
Használható mérőszám lehet:
- lekötött munkaóra a következő négy hétre;
- számlázható és nem számlázható idő aránya;
- határidőn túli feladatok száma;
- egy főre jutó aktív ügyfél vagy projekt;
- kritikus pozíciók túlterheltsége.
A kapacitásprobléma később pénzügyi problémává válik. Késés. Hiba. Extra munka. Elmaradó számlázás.
7. Eltéréslista
A hetedik adat valójában döntési lista.
Csak az kerüljön ide, ami eltér a tervtől vagy a szabálytól.
Példák:
- a szabad pénz a minimumszint alá esett;
- egy nagy vevő fizetése késik;
- a fedezet a célérték alatt van;
- egy költséghely túllépte a keretet;
- a kapacitás két héten belül telítődik;
- egy fontos bevétel csúszhat.
Minden eltéréshez négy mező tartozzon:
- probléma;
- üzleti hatás;
- felelős;
- határidő.
A 30 perces hétfői rutin
A megbeszélés legyen rövid. Ugyanabban az időpontban. Ugyanazzal a struktúrával.
- 5 perc: adatok frissességének ellenőrzése.
- 10 perc: hét szám áttekintése.
- 10 perc: eltérések és döntések.
- 5 perc: felelős és határidő rögzítése.
Ne magyarázzon húsz percig egyetlen számot. Ha elemzés kell, külön feladat indul.
Minimum működési szabály
Az áttekintés akkor működik, ha:
- minden adatnak van definíciója;
- minden adatnak van forrása;
- minden adatnak van frissítési felelőse;
- minden eltérésnek van döntési küszöbe;
- minden intézkedésnek van határideje.
Hét szám. Egy ritmus. Nulla homály.
Ez nem irányítópult-tervezés. Ez vezetői működési rendszer.
A cikk általános üzleti keretrendszert mutat be. A konkrét pénzügyi mutatókat és küszöbértékeket a vállalkozás működéséhez kell igazítani.