Ein Unternehmen wird nicht dadurch kontrolliert, dass es große Datenmengen erzeugt. Das wird dadurch gewährleistet, dass der Fahrer die Abweichung rechtzeitig erkennt.
Dafür braucht man keine fünfzigseitige Zusammenfassung. Es ist nicht nötig, jeden Montag einen vollständigen Buchhaltungsabschluss zu erstellen. Was man braucht, ist ein kurzer finanzieller Überblick. Sieben Zahlen. Ein fester Termin. Ein Verantwortlicher.
Das Ziel ist einfach: Die erste geschäftliche Entscheidung der Woche sollte nicht auf einem Bauchgefühl beruhen.
1. Frei verfügbare Mittel
Der Kontostand allein ist irreführend. Er kann Beträge enthalten, die für Steuern zurückgestellt wurden. Vorauszahlungen. In Kürze fällige Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Geld, das zwar technisch gesehen vorhanden ist, aber geschäftlich noch nicht verfügbar ist.
Daher die erste Übersicht:
verfügbare Mittel = Bankguthaben + Kassenbestand − zurückgestellte Beträge − innerhalb von 14 Tagen sicher zu zahlende Posten.
Es geht nicht um eine perfekte Zahl. Es geht um eine einheitliche Definition.
2. Eingehende Zahlungen in den nächsten 14 Tagen
Betrachten Sie nicht den gesamten Kundenstamm. Betrachten Sie die realistischen Auftragseingänge der nächsten zwei Wochen.
Teilen Sie es in drei Gruppen ein:
- sicher: ein bewährter oder regelmäßig pünktlich zahlender Kunde;
- wahrscheinlich: fälliger, aber nicht garantierter Betrag;
- riskant: umstrittener, abgelaufener oder ungewisser Posten.
Die Prognose ist nur dann brauchbar, wenn nicht alle Rechnungen als Geld gleicher Qualität behandelt werden.
3. Auszahlung für die nächsten 14 Tage
Auch hier ist dieselbe Disziplin erforderlich.
Bitte notieren Sie Folgendes:
- Löhne und Sozialabgaben;
- Lieferanten;
- Miet- und Systemkosten;
- Kredite und Finanzierungspositionen;
- geplante Investitionen;
- Einmalige Verbindlichkeiten in großer Höhe.
Lassen Sie die Kategorie „Mal sehen” nicht in der Liste stehen. Jeder Punkt sollte mit einem Datum, einem Betrag und einer verantwortlichen Person versehen sein.
4. Überfällige Forderungen
Eine überfällige Forderung ist kein Verwaltungsaufwand. Es handelt sich um eine Finanzierungsfrage.
In der Übersicht sollen drei Daten angezeigt werden:
- Gesamtbetrag der fälligen Beträge;
- Ein ausstehender Betrag, der älter als 30 Tage ist;
- die fünf größten offenen Posten.
Dann steht die Entscheidung an. Wer ergreift die Initiative? Wann? Über welchen Kanal? Was ist der nächste Schritt?
„Wir haben es ihm gesagt” ist kein Zustand.
5. Wöchentlicher Umsatz und Deckungsbeitrag
Der Umsatz zeigt die Entwicklung. Die Marge zeigt den Wert.
Es sind mindestens zwei Zahlen erforderlich:
- wöchentlicher oder gleitender Vier-Wochen-Umsatz;
- geschätzte Bruttodeckung oder Leistungsdeckung.
Wenn der Umsatz steigt, die Gewinnspanne aber sinkt, verbessert sich die Situation nicht. Mehr Arbeit führt zu weniger Ergebnis.
Dies erfordert eine sofortige Preis-, Aufgaben- oder Kapazitätsprüfung.
6. Kapazitätsauslastung
Ein finanzieller Überblick darf sich nicht auf die Rechnungen beschränken.
Sie müssen erkennen, wie groß die Belastung durch die übernommene Arbeit ist.
Mögliche Kennzahlen sind:
- die für die nächsten vier Wochen verplanten Arbeitsstunden;
- Verhältnis zwischen abrechnungsfähiger und nicht abrechnungsfähiger Zeit;
- Anzahl der überfälligen Aufgaben;
- aktive Kunden oder Projekte pro Mitarbeiter;
- Überlastung kritischer Positionen.
Das Kapazitätsproblem wird später zu einem finanziellen Problem. Verzögerungen. Fehler. Mehrarbeit. Ausbleibende Rechnungsstellung.
7. Abweichungsliste
Der siebte Eintrag ist eigentlich eine Auswahlliste.
Hier soll nur das aufgeführt werden, was vom Plan oder von den Regeln abweicht.
Beispiele:
- die verfügbaren Mittel sind unter das Mindestniveau gefallen;
- Die Zahlung eines Großkunden verzögert sich;
- Die Deckung liegt unter dem Zielwert;
- Ein Kostenstelle hat das Budget überschritten;
- Die Kapazität ist innerhalb von zwei Wochen ausgeschöpft;
- Eine wichtige Einnahmequelle könnte ausfallen.
Zu jeder Abweichung sollen vier Felder gehören:
- Problem;
- geschäftliche Auswirkungen;
- verantwortlich;
- Frist.
Die 30-minütige Montagsroutine
Das Gespräch sollte kurz sein. Zur gleichen Uhrzeit. Mit dem gleichen Ablauf.
- 5 Minuten: Überprüfung der Aktualität der Daten.
- 10 Minuten: Überblick über sieben Ausgaben.
- 10 Minuten: Abweichungen und Entscheidungen.
- 5 Minuten: Festlegung der zuständigen Person und der Frist.
Erklären Sie nicht zwanzig Minuten lang eine einzige Zahl. Wenn eine Analyse erforderlich ist, gibt es dafür eine separate Aufgabe.
Mindestbetriebsregel
Die Übersicht funktioniert, wenn:
- Jede Angabe hat eine Definition;
- Jede Angabe hat eine Quelle;
- Für jede Datenangabe gibt es einen Verantwortlichen für die Aktualisierung;
- Jede Abweichung hat einen Entscheidungsschwellenwert;
- Jede Maßnahme hat eine Frist.
Sieben Zahlen. Ein Rhythmus. Keine Unklarheit.
Das ist keine Bedienfeldgestaltung. Das ist ein Betriebssystem für Führungskräfte.
Der Artikel stellt einen allgemeinen betriebswirtschaftlichen Rahmen dar. Die konkreten Finanzkennzahlen und Schwellenwerte müssen an die Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.