A vállalkozás pénzügyi egyenlegének fontos oldala a kiadásoké. A vállalkozás érdekében felmerülő, szabályosan dokumentált költségek ugyanis csökkentik az adóalapot, ezáltal pedig a fizetendő adó mértékét.
Munkánk során gyakran tapasztaljuk, hogy a vállalkozók bizonytalanok abban, mit lehet és mit nem lehet „leírni az adóból”. Sokan vagy túl óvatosak, és olyan kiadásokat sem számolnak el, amivel csökkenthetnék a terheiket, vagy éppen ellenkezőleg, olyan tételeket szeretnének költségként feltüntetni, amelyeket a NAV egy ellenőrzés során biztosan kifogásolna. Célunk, hogy ebben a bejegyzésben rendet tegyünk a fejekben, és bemutassuk a költségelszámolás alapvető logikáját és legfontosabb szabályait.
A legfontosabb alapszabály: „A vállalkozás érdekében felmerült”
Ez a költségelszámolás alfája és ómegája. A NAV alapvetően minden olyan kiadást elfogad költségként, amelyről hitelt érdemlően be tudjuk bizonyítani, hogy a bevételszerző tevékenység érdekében, annak elősegítésére, a működés fenntartására fordítottuk. A bizonyítás eszköze pedig szinte kivétel nélkül a vállalkozás nevére és adószámára kiállított, szabályos számla.
A kérdés tehát, amit minden egyes vásárlásnál fel kell tennünk magunknak: „Szükséges ez a kiadás ahhoz, hogy a vállalkozásom működjön és bevételt termeljen?” Ha a válasz egyértelműen igen, jó eséllyel elszámolható költségről van szó.
Költségelszámolás a gyakorlatban: Kinek és hogyan?
Fontos tisztázni, hogy a költségszámlák gyűjtése elsősorban a tételes költségelszámolást választó adózók számára bír közvetlen jelentőséggel. Ilyenek például a társasági adó (TAO) hatálya alá tartozó Kft.-k.
Mi a helyzet az átalányadózókkal?
Ahogy a korábbi részekben írtuk, az átalányadózás szépsége éppen abban rejlik, hogy nem kell a tételes költségszámlákkal foglalkozni. Az állam egy előre meghatározott költséghányad (pl. 40%) formájában automatikusan elismeri a kiadásokat. Ennek ellenére két okból is erősen javasoljuk, hogy az átalányadózók is gyűjtsék a költségszámláikat:
Az ÁFA miatt: Ha a vállalkozó ÁFA-körös, a beszerzéseire jutó ÁFA levonásához elengedhetetlen a nevére szóló számla. Az ÁFA-levonás független a költségelszámolás módjától!
Kontroll és tervezés: Az év végi kiadások ismeretében felül lehet vizsgálni, hogy a jövőben is az átalányadózás-e a legkedvezőbb forma, vagy esetleg jobban megérné áttérni a tételes költségelszámolásra.
Tipikus elszámolható költségek A-tól Z-ig
Nézzünk néhány konkrét példát a leggyakoribb, jellemzően problémamentesen elszámolható költségekre, feltéve, hogy a kiadás a vállalkozás érdekében merült fel:
Irodabérlet és rezsi: Az iroda, műhely bérleti díja és annak fenntartási költségei (villany, víz, fűtés, internet).
Marketing- és reklámköltségek: Online hirdetések (Google, Facebook), szórólapok, névjegykártyák, weboldal készítés és fenntartás.
Informatikai és telekommunikációs költségek: A munkához használt számítógép, szoftverek (pl. Microsoft Office, Adobe), mobiltelefon-előfizetés.
Anyag- és árubeszerzés: A termék előállításához szükséges alapanyagok vagy a továbbértékesítésre vásárolt áruk ellenértéke.
Oktatás, képzés: Olyan tanfolyamok, konferenciák díja, amelyek a vállalkozási tevékenységhez kapcsolódó szakmai tudást fejlesztik.
Könyvelési, jogi díjak: A könyvelő, ügyvéd, adótanácsadó munkadíja.
Bankköltségek: A vállalkozói bankszámla vezetési díja.
Útiköltség: A hivatali, üzleti utazásokkal kapcsolatos költségek (üzemanyag, autópálya-matrica, parkolás), de ennek elszámolására külön, szigorú szabályok vonatkoznak.
A „szürke zóna”: Költségek, amikkel óvatosan kell bánni
Vannak olyan kiadások, amelyek a magánélet és az üzleti élet határán mozognak. Ezekkel a NAV is körültekintőbben jár el.
Reprezentációs költségek: Üzleti partnerek megvendégelése. Ezek csak korlátozottan és meghatározott adóterhek mellett számolhatók el.
Ruházkodás: Egy egyenruha vagy munkavédelmi ruha jellemzően elszámolható, de egy „elegáns öltöny egy fontos tárgyalásra” már nem. Az általános ruházkodás magáncélú kiadásnak minősül.
Otthoni iroda költségei: Ha a vállalkozás székhelye a saját lakásunk, a rezsiköltségeknek csak egy arányos, a vállalkozás által használt területre eső része számolható el, amit nehéz pontosan alátámasztani.
A tudatos költségtervezés és a szabályos költségelszámolás az adóoptimalizálás egyik legfontosabb eszköze. A legfőbb tanácsunk az, hogy minden kiadásról kérjen a vállalkozás nevére szóló számlát, és ezeket a bizonylatokat rendszeresen juttassa el hozzánk, a könyvelőjéhez.
Mi segítünk eldönteni, hogy az adott tétel a törvények szerint elszámolható-e, és gondoskodunk arról, hogy a könyvelésében minden a helyére kerüljön. A közös munka biztosítja, hogy a vállalkozása minden legális lehetőséget kihasználjon a terhei csökkentésére, miközben végig a szabályos és biztonságos úton marad.