Ein wichtiger Aspekt der finanziellen Bilanz eines Unternehmens sind seine Ausgaben. Ordnungsgemäß belegte Ausgaben, die zugunsten des Unternehmens getätigt werden, verringern die Steuerbemessungsgrundlage und damit den zu zahlenden Steuerbetrag.
Im Rahmen unserer Arbeit stellen wir häufig fest, dass Unternehmer unsicher sind, was „steuerlich absetzbar” ist und was nicht. Viele sind entweder zu vorsichtig und geben nicht einmal Ausgaben an, die ihre Belastung verringern könnten, oder sie wollen im Gegenteil Posten als Ausgaben angeben, die bei einer Prüfung vom NAV mit Sicherheit beanstandet werden würden. In diesem Beitrag möchten wir die grundlegende Logik und die wichtigsten Regeln der Kostenrechnung erläutern und die Dinge richtig stellen.
Das Schlüsselstatut: „Im Interesse des Unternehmens”.”
Dies ist das A und O der Kostenrechnung. Grundsätzlich akzeptiert der NAV alle Ausgaben als Ausgaben, von denen wir glaubhaft nachweisen können, dass sie zur Erzielung von Einnahmen, zur Erleichterung der Einnahmenerzielung oder zur Aufrechterhaltung des Betriebs getätigt wurden. Und das Beweismittel ist fast immer eine ordnungsgemäße Rechnung auf den Namen und die Steuernummer des Unternehmens.
Die Frage, die wir uns also bei jeder Anschaffung stellen müssen, lautet: „Ist diese Ausgabe notwendig, damit mein Unternehmen funktioniert und Einnahmen erzielt?” Wenn die Antwort eindeutig ja lautet, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es sich um förderfähige Kosten handelt.
Kostenrechnung in der Praxis: für wen und wie?
Es ist wichtig klarzustellen, dass die Erhebung von Kostenrechnungen in erster Linie für Steuerpflichtige von unmittelbarer Bedeutung ist, die sich für den Einzelkostennachweis entscheiden. Dies ist beispielsweise bei körperschaftsteuerpflichtigen Unternehmen (BAT) der Fall.
Was ist mit den Pauschalsteuerpflichtigen?
Wie wir bereits in früheren Abschnitten geschrieben haben, besteht das Schöne an der Pauschalbesteuerung gerade darin, dass man sich nicht mit dem Einzelkostennachweis befassen muss. Der Staat erkennt die Ausgaben automatisch in Form einer vorher festgelegten Kostenquote an (z. B. 40%). Dennoch empfehlen wir Pauschalbesteuerten dringend, ihre Spesenabrechnungen aus zwei Gründen zu sammeln:
Wegen der Mehrwertsteuer: Wenn der Auftragnehmer mehrwertsteuerpflichtig ist, ist eine auf seinen Namen ausgestellte Rechnung für den Vorsteuerabzug bei seinen Einkäufen unerlässlich. Der Vorsteuerabzug ist unabhängig von der Art der Kostenrechnung!
Kontrolle und Planung: Anhand der Ausgaben am Jahresende kann überprüft werden, ob die Pauschalbesteuerung auch in Zukunft die geeignetste Form der Besteuerung ist oder ob es besser wäre, zu einer Einzelkostenrechnung überzugehen.
Typische förderfähige Kosten von A bis Z
Sehen wir uns einige konkrete Beispiele für die häufigsten Kosten an, die in der Regel unproblematisch sind, sofern die Ausgaben im Interesse des Unternehmens getätigt wurden:
Büromiete und Gemeinkosten: Miete für das Büro oder die Werkstatt und deren Unterhaltskosten (Strom, Wasser, Heizung, Internet).
Marketing- und Werbekosten: Online-Werbung (Google, Facebook), Flugblätter, Visitenkarten, Entwicklung und Pflege der Website.
IT- und Telekommunikationskosten: für die Arbeit genutzter Computer, Software (z. B. Microsoft Office, Adobe), Mobiltelefon-Abonnement.
Material- und Warenkäufe: der Wert der für die Herstellung eines Produkts benötigten Rohstoffe oder der Wert der zum Wiederverkauf erworbenen Waren.
Bildung, Ausbildung: Gebühren für Kurse und Konferenzen zur Erweiterung der beruflichen Kenntnisse im Bereich des Unternehmertums.
Buchhaltungs- und Rechtsberatungskosten: Honorare für Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Steuerberater.
Bankgebühren: die Gebühr für die Verwaltung des Bankkontos des Unternehmers.
Reisekosten: Kosten im Zusammenhang mit Dienstreisen (Kraftstoff, Vignette, Parkplatz), für die jedoch strenge Vorschriften gelten.
Die „Grauzone”: Kosten, mit denen man vorsichtig sein muss
Es gibt Ausgaben, die die Grenze zwischen Privat- und Geschäftsleben überschreiten. Auch bei diesen ist der NAV vorsichtiger.
Repräsentationskosten: Bewirtung von Geschäftspartnern. Diese sind begrenzt und unterliegen bestimmten steuerlichen Belastungen.
Kleidung: Eine Uniform oder Arbeitskleidung ist in der Regel absetzbar, ein „schicker Anzug für ein wichtiges Treffen” hingegen nicht. Allgemeine Kleidung wird als private Ausgabe betrachtet.
Kosten des häuslichen Arbeitszimmers: Wenn das Unternehmen in der eigenen Wohnung angesiedelt ist, können nur anteilige Gemeinkosten für den vom Unternehmen genutzten Raum geltend gemacht werden, was schwer genau zu belegen ist.
Eine bewusste Kostenplanung und eine ordnungsgemäße Kostenrechnung sind ein wichtiges Instrument zur Steueroptimierung. Wir raten Ihnen vor allem dazu, Rechnungen für alle Ausgaben im Namen Ihres Unternehmens anzufordern und diese Belege regelmäßig an uns, Ihren Steuerberater, zu senden.
Wir helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob der Posten rechtlich abzugsfähig ist, und stellen sicher, dass in Ihrer Buchhaltung alles in Ordnung ist. Durch die Zusammenarbeit mit uns können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle rechtlichen Möglichkeiten nutzt, um Ihre Belastungen zu verringern und dabei stets auf dem rechten Weg zu bleiben.